Sin duda, trabajar desde casa puede resultar complicado, sobre todo si no tienes una oficina llena del equipamiento necesario. Si no tiene una impresora o acceso directo a sus clientes, ¿cómo se supone que debe ejecutar documentos que necesitan una firma legalmente vinculante?
En los Estados Unidos, las firmas electrónicas son legales y pueden usarse para crear un contrato legalmente vinculante y ejecutable. Todo eso es genial, pero no puede simplemente enviar estos documentos.
Para implementar firmas digitales en su organización y enviarlas de forma segura, deberá tener un software de firma electrónica más un servidor seguro basado en la nube, una VPN o su propio servidor físico.
Software de firma electrónica
Dado que todas las firmas electrónicas se consideran legalmente vinculantes independientemente del software, los trabajadores remotos pueden usar cualquier cosa con la que se sientan cómodos. Sin embargo, solo porque la firma sea legal, no garantizará que el documento en sí se mantenga en la corte, por lo que debe redactar un contrato formal.
La creación de plantillas personalizadas sitios web como FormPros.com brinda a las empresas la opción de generar formularios escritos por abogados y asistentes legales que son fáciles de firmar. Las empresas y los autónomos seguirán necesitando un software de firma electrónica para poder acceder a sus plantillas y firmarlas.
Recomendamos el siguiente software de firma electrónica:
HolaSign: Para la integración del almacenamiento en la nubeDocuSign: Para empresas que firman con frecuenciaLector Adobe Acrobat: Para firmas ocasionales (PC)Avance: Para firmas ocasionales (mac)Firmar ahora: Para pequeñas startupsDocsketch: Por un plan gratuito para siempre
Todas las plataformas creíbles de firmas de primer nivel pueden ayudarlo a cumplir con PIPEDA, UETA, ESIGN, eIDAS y otros estándares internacionales, lo que le permite firmar acuerdos aquí y en el extranjero.
Cómo compartir documentos de forma segura
Cuando se trata de compartir documentos de forma segura, las empresas utilizan implementaciones basadas en tokens o servicios de firma digital basados en la nube. También puede usar una VPN para transferir a través de un portal seguro y tomar otras medidas de cifrado, como las soluciones que discutiremos a continuación.
Implementaciones basadas en tokens
Una implementación basada en token es una solución a corto plazo para empresas con un tamaño de implementación más pequeño. Sabrá que su empresa utiliza este sistema si las credenciales de almacenamiento se almacenan en un token USB compatible con el estándar federal de procesamiento de información (FIPS) que permanece con el firmante.
Las implementaciones basadas en tokens no dependen de su propio servidor o de un servicio en la nube. Desafortunadamente, si su empresa utiliza este método, tendrá que enviar físicamente la memoria USB, lo que es una pérdida de tiempo.
Servicios de firma digital basados en la nube
Un servicio de firma basado en la nube está diseñado para ayudar a las empresas a escalar. Dado que las empresas no tienen que administrar hardware físico o crear integraciones personalizadas, como lo harían con un servidor personal, puede integrar sin problemas los sistemas y el software existentes directamente en la nube.
Las soluciones basadas en la nube son la mejor opción y la menos costosa para las empresas, especialmente cuando están comenzando, ya que administran los riesgos relacionados con los certificados, como el cifrado débil.
Protección de documentos con contraseñas, cifrado, VPN
Si trabaja desde casa y usted o su jefe no tienen una política de cifrado, pero aún así desea estar lo más seguro posible, cifre y proteja sus documentos con contraseña. Utilice proveedores de correo electrónico seguros como Hushmail, Protonmail o CTemplar para cifrar instantáneamente todo su correo electrónico.
Alternativamente, puede comprar una VPN y enviar sus documentos por correo electrónico utilizando un canal seguro. Sigue siendo una buena idea proteger con contraseña sus archivos, por si acaso.
Evitar el correo electrónico y las redes Wi-Fi públicas (la mayor parte del tiempo)
Saber qué no hacer puede ser más beneficioso para las empresas que saber qué hacer. Si planeas enviar cualquier documento fuera de la red Wi-Fi de tu computadora, espera hasta llegar a casa. Los archivos grandes consumirán sus datos y podría convertirse en víctima de robo de identidad en redes Wi-Fi públicas.
Solo envíe archivos a través de Wi-Fi público si ha cifrado todo su correo electrónico utilizando un proveedor de correo electrónico seguro y ha tomado otras precauciones, como usar una VPN y contraseñas seguras.
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