Google Sheets es una de las mejores herramientas jamás creadas para uso personal y comercial. Este software simple ofrece una variedad de servicios como combinación de correo, fórmulas complejas y mucho más. Siempre que conozca todos los entresijos del programa, puede utilizar esta herramienta en toda su extensión.
Google Sheets es también uno de los programas más versátiles. Puede hacer casi cualquier cosa que desee hacer más allá de crear hojas per se. Numerosos propietarios de archivos pueden crear, compartir y editar cálculos e informes.
Si está colaborando con un equipo distribuido en varias regiones del mundo, se puede acceder y ver las hojas de cálculo de Google, en cualquier momento, con bastante facilidad. Cuando te encuentres con una aplicación nueva e interesante como Google Spreadsheets, te gustaría conocer la mayor cantidad de consejos y trucos que puedas para aprovechar al máximo esta experiencia. Por lo tanto, cuanto más rápido aprenda estos trucos y trucos, más eficiente será su experiencia.
Google Sheets tiene una amplia gama de funcionalidades y tiene una inmensa cantidad de aplicabilidad, sin importar cómo quiera usarlas. Son fáciles de comenzar, sin embargo, hay una amplia gama de trabajo que puede hacer con los datos a medida que continúa aprendiendo más características y funciones de esta increíble aplicación.
De todos los muchos beneficios que pueden aportar las hojas de cálculo de Google, le interesaría mucho saber cómo utilizarlas en su beneficio. De lo contrario, se perderá todas las grandes ventajas que puede brindarle a usted y a su empresa en general.
Estos son algunos de los mejores trucos y trucos de Google Spreadsheets que debe conocer
- Enviar un correo electrónico a través de un comentario
En las hojas de cálculo de Google, puede resaltar celdas específicas e insertar sus comentarios en ellas. Además, también puede enviar automáticamente un correo electrónico a través de este comentario.
Por tanto, las hojas de cálculo de Google han ofrecido una de las mejores funciones para la colaboración con todo su equipo. Con esta función de correo electrónico automático, puede actualizar el destinatario en tiempo real.
Para enviar un correo electrónico a través de un comentario, esto es todo lo que tiene que hacer:
Haga clic en la celda a la que le gustaría agregar un comentario y seleccione la opción agregar comentario.Cuando aparezca el cuadro de comentarios, agregue un signo más (+) y luego la dirección de correo electrónico del destinatario.Cuando agregue su comentario, el destinatario también reciba el correo electrónico de inmediato.
- Agrupar las celdas en un orden particular
Puede agrupar las celdas en sus hojas de cálculo de Google de muchas formas. Generalmente, esto puede depender de la función específica de la hoja de cálculo creada o de sus preferencias personales. Aquí, una de las mejores técnicas que puede aplicar es usar ARRAYFORMULA ().
Para simplificar aún más las cosas, una matriz se refiere a una tabla de valores. Cuando se aplica ARRAYFORMULA a sus datos, sus datos también se procesan en un solo lote. Al usar esta fórmula, puede realizar cambios inmediatamente en un solo lugar, luego estos cambios se aplican automáticamente a todo el rango de datos.
- Crear mapas de calor
Los mapas de calor son la función que le permite llamar la atención sobre ciertas partes importantes de sus tablas. Especialmente cuando trabaje con datos grandes, hojas grandes y varias tablas, será muy confuso para el lector señalar de inmediato las principales áreas de interés. Más allá de simplemente resaltar, un mapa de calor es la mejor manera de crear capas de importancia en sus hojas.
Por ejemplo, las luces rojas más claras son para información menos importante, las luces rojas intermedias son datos bastante importantes, sin embargo, el rojo intenso constituye la información más importante que podría necesitar más atención.
Para crear mapas de calor, puede utilizar la función de formato condicional en Google Sheets, a través de los siguientes pasos:
Seleccione las celdas en las que desea aplicar las reglas de formato Haga clic en Formato, luego en Formato condicional Cree una regla, usando la función de escala de colores
- Usar tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en las hojas de cálculo de Google son útiles, especialmente cuando trabaja con un gran conjunto de datos que le gustaría resumir.
Con las funciones de tablas dinámicas, su tabla bidimensional se puede girar, lo que le permite crear una tercera dimensión de su tabla. Este tipo de función le ayuda a responder preguntas como las siguientes:
¿Cuántos rockers se vendieron en cada tienda o sucursal, para el cuarto trimestre de 2019? ¿Qué representante de ventas contribuyó más en términos de ingresos para el mes de mayo?
De ahora en adelante, para crear tablas dinámicas, puede seguir estos pasos:
Resalte todas las celdas que le gustaría usar para sus datos En el menú superior, haga clic en Datos, luego seleccione la opción Tabla dinámica Cree una tabla dinámica personalizada, como desee
- Aplicar diferentes filtros
Sí, los filtros también se pueden aplicar en su documento de hojas de cálculo de Google, y estos filtros están en su lugar, de modo que pueda comprender y analizar mejor ciertos grupos de datos de sus hojas.
Con los filtros, ahora puede ver solo las filas o columnas de sus hojas que sean de particular interés. Este truco puede resultar útil, especialmente cuando está utilizando sus hojas de cálculo ahora durante un informe.
Para aplicar un filtro en sus hojas de cálculo, estos son los pasos que debe seguir:
Seleccione el icono o botón Filtro Elija los valores que desea incluir en sus filtros
- Utilice la función de validación de datos
Otra función que hace que sus hojas de cálculo de Google sean más eficientes es la función de validación de datos. Esta función le permite restringir todos los valores que se ingresan en sus hojas de trabajo.
Para utilizar la función de Validación de datos, tenga en cuenta los siguientes pasos:
Seleccione “Datos” en el menú superior. Haga clic en “Validación de datos”. Después, puede elegir “Lista de un rango” o “Lista de elementos”.
A través de esto, cuando uno ingresa datos que no coinciden con ninguno de los elementos de la lista que ha creado, aparecerá una advertencia. Con esta función, incluso puede restringir personas, por lo que quien vea o tenga acceso a sus hojas ahora solo podrá ingresar elementos provenientes de su lista.
- Proteja los datos de sus hojas
Esta técnica funciona de manera muy útil cuando hay muchos usuarios del mismo documento de hoja de cálculo de Google. Cuando hay información que tiene que ser definitiva, especialmente aquellos datos que son muy importantes, es posible que desee bloquear estas celdas. Al hacerlo, los datos dentro de las celdas que ha bloqueado no se cambian accidentalmente.
Esto se puede hacer accediendo a la pestaña “Permisos de edición de rango”. Luego, elija la opción “solo usted”.
Ultimas palabras
Esta hoja de referencia de las hojas de cálculo de Google le permite maximizar la utilidad y las funciones de las hojas de cálculo de Google. En general, el objetivo es beneficiarse de las hojas de cálculo de Google de la mejor manera posible. Sí, puede que necesite algo de tiempo y esfuerzo de su parte para dominar estas técnicas. Pero, una vez que lo domine, se dará cuenta de que en realidad se ha estado perdiendo mucho simplemente porque aún no ha estado utilizando Google Sheets para su beneficio. Ahora, continúe y comience a aplicar estas técnicas.
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