El envío de faxes parece ser cosa del pasado y muchas personas están optando por utilizar el correo electrónico para enviar y recibir sus documentos. Sin embargo, el correo electrónico no ha reemplazado por completo al fax, ya que las empresas y otras instituciones aún lo utilizan para llevar a cabo el intercambio de documentos.
Algunos sitios web ayudan a enviar faxes, por lo que no necesita una máquina de fax para enviar y recibir faxes. Puede enviar un fax en línea fácilmente utilizando los sitios web. Echemos un vistazo a algunas de las ventajas que tiene el fax sobre el correo electrónico;
Seguridad
Es importante tener en cuenta que los delitos cibernéticos van en aumento y los correos electrónicos están expuestos a malware y phishing, lo que hace que la transferencia de documentos sea insegura. Por otro lado, el envío de faxes solo requiere una red telefónica y un documento físico, lo que lo hace más seguro.
Al enviar documentos confidenciales, es aconsejable comunicarse a través de fax para evitar el acceso al documento por parte de personas malintencionadas como los piratas informáticos. Si utiliza un sitio web para enviar un fax, no debe preocuparse porque los sitios emplean muchas medidas de seguridad para proteger los documentos.
Envío de copias impresas
Con un fax, es fácil enviar copias impresas, y solo tiene que colocar la copia en el fax, presionar algunos botones y enviar el fax. Es un proceso de un solo paso, pero tendrá que pasar por el riguroso proceso de escanear el documento y editarlo si está utilizando un correo electrónico para enviar una copia impresa.
El destinatario también tiene que imprimir el archivo adjunto que envía, por lo que es un proceso más ajetreado que la gente intenta evitar. Enviar la copia impresa con un fax es más fácil que usar un correo electrónico.
Si está utilizando un sitio web, tendrá que escanear las copias impresas, pero el receptor recibirá la versión impresa, por lo que sigue siendo una ventaja.
Organización
Solemos recibir muchos correos electrónicos todos los días, y organizar estos correos electrónicos es frenético. Si usa el correo electrónico, sabrá que encontrar un documento que recibió hace aproximadamente un año es difícil. Con el fax, puede obtener una aplicación conocida como grabadora de fax que ayuda a archivar archivos en la nube, para que sepa dónde encontrar un documento.
La organización de los documentos es importante, especialmente si se trata de muchos registros, y el uso de faxes le ayuda a organizar sus documentos de manera mejor y eficaz.
Información médica
La información médica es sensible y se implementan regulaciones para regular cómo se envían los datos. La información médica debe transferirse de forma segura en formato electrónico y el fax proporciona esta capacidad.
Si obtiene información médica confidencial, lo más probable es que el médico prefiera enviarla por fax. Existe una ley conocida como Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) que se aplica a la información médica, y las instituciones médicas utilizan el fax para lograr el cumplimiento de la HIPAA.
Confirmación
La única forma en que puede confirmar que se ha enviado un correo electrónico es cuando el destinatario responde, pero recibirá la confirmación de que el fax se recibió con un fax. Le permite estar seguro de que el destinatario recibe el documento.
Con el fax, si el documento no se envía, usted es consciente y puede reaccionar de inmediato, especialmente si se trata de un documento urgente.
Línea de fondo
El correo electrónico tiene sus ventajas, es por eso que mucha gente lo usa, pero no puede reemplazar completamente al fax debido a las razones anteriores. Es posible enviar y recibir documentos a través de correo electrónico y fax, y según el documento que desee enviar, depende de usted elegir el método que prefiera.
¿Tienes alguna idea sobre esto? Háganos saber más abajo en los comentarios o lleve la discusión a nuestro Twitter o Facebook.
