Los datos son más importantes que nunca para empresas de todos los tamaños. Desafortunadamente, demasiadas empresas no manejan sus datos correctamente o no los utilizan tan bien como podrían. Según Rivery, “solo el 3% de los datos de las empresas cumplen con los estándares de calidad, y el 60-73% de los datos nunca se utilizan para ningún propósito estratégico” y “solo el 20% de las organizaciones que invierten en la gobernanza de la información tendrán éxito hasta 2022”.
Si desea que su negocio crezca y prospere, debe comenzar con una gestión eficaz de sus datos. La implementación de algunas estrategias básicas de gestión de datos no solo ayudará a su empresa a corto plazo, sino también en los años venideros. A continuación, puede encontrar algunas de las mejores prácticas para implementar dentro de su empresa para una gestión de datos eficaz.
Conoce tus límites
Lo primero que debe evaluar son sus propios conocimientos y habilidades. Cuantos más datos utilice su empresa, más conocimientos necesitará sobre cómo gestionarlos. Si no es aquí donde reside su experiencia, es mejor que contrate ayuda externa para que lo asista.
Por ejemplo, supongamos que su empresa realiza un seguimiento del inventario a través de una hoja de cálculo de Excel. Después de un tiempo, esta hoja de cálculo puede volverse tan grande que es difícil obtener información útil de ella, especialmente si eres un principiante. En ese caso, es posible que desee trabajar con una empresa que ofrezca consultoría en Microsoft Excel. Si su empresa tiene grandes hojas de cálculo de Excel y cree que podría obtener más de ellas, contratar un servicio para ayudarlo podría ser una inversión valiosa.
Tómese el tiempo para analizar sus fortalezas junto con las de cualquier otra persona de su equipo. Si no hay nadie con una amplia experiencia en la gestión de datos, puede ser el momento de contratar a alguien que la tenga o de que alguien empiece a aprender más al respecto. Tener una persona en su equipo que pueda mejorar sus sistemas de administración de información de manera efectiva facilitará muchas cosas en el futuro.
Decida sus metas con anticipación
La siguiente práctica importante para la gestión de datos es decidir sus objetivos con anticipación. Debe considerar todas las cosas que está tratando de lograr mediante la recopilación y el análisis de estos datos. ¿Está intentando mejorar sus esfuerzos de marketing? ¿Rendimiento de los empleados? ¿La satisfacción del cliente? Puede tener tantos objetivos como desee, pero trabaje para que sean específicos y detallados. Decidir sus objetivos lo ayudará a concentrarse en todos sus otros esfuerzos de administración de datos en una dirección concertada.
La mejor forma de mejorar sus prácticas de gestión de datos es utilizando el software adecuado. Con las herramientas de administración de datos adecuadas, puede mejorar la eficiencia, mantener sus datos seguros y recopilar información más profunda. Hay muchas herramientas de administración de datos en el mercado, por lo que debe tomarse el tiempo para explorar varias opciones. Si puede, utilice las pruebas gratuitas para tener una mejor idea de qué herramientas funcionarán mejor para usted.
Al explorar sus opciones, es esencial que obtenga algo seguro. Lo último que desea es una intrusión no deseada en su sistema de datos o que algo suceda con sus datos esenciales. Esto es especialmente cierto si está almacenando información confidencial sobre sus clientes o empleados, ya que una filtración podría ser desastrosa para su empresa. Las mejores prácticas de seguridad de datos son un tema en sí mismas, así que dedique un tiempo a aprender todo lo que pueda sobre ellas.
Centrarse en la calidad de los datos
Demasiadas empresas tienen muchos datos de baja calidad. El resultado es un sistema ineficiente en el que se tarda demasiado en encontrar lo que está buscando o el análisis resultante no es confiable. Por lo tanto, debe tener como prioridad concentrarse en la calidad de sus datos. Esto significa ingresar solo los datos que necesita, asegurarse de que los datos estén completos y eliminar regularmente los datos obsoletos.
Para hacer esto, necesita crear algunos estándares para lo que considera datos de alta calidad. Luego, debe presentar estos estándares a su equipo y asegurarse de que todos los sigan al ingresar datos. También puede ser útil contratar un equipo de calidad de datos que inspeccionará su información de forma rutinaria o implementará algún software de calidad de datos. Independientemente de lo que decida hacer, es probable que poner más esfuerzo en la calidad de los datos lleve más tiempo, pero producirá mejores resultados a largo plazo.
Haga que los datos estén fácilmente disponibles para las personas adecuadas
Para que su empresa funcione de manera eficiente, las personas adecuadas deben poder acceder a los datos que necesitan en el momento adecuado. Por ejemplo, si su vendedor ambulante no puede acceder a una base de datos de clientes sobre la marcha, tendrá dificultades para rendir al máximo. Implemente un sistema en el que su equipo pueda acceder a los datos de forma remota de forma segura. Por lo general, esto implica que todos creen nombres de usuario y establezcan permisos para cada usuario. Además, recuerde restringir el acceso solo a quienes lo necesiten, ya que dar acceso a demasiadas personas es un riesgo para la seguridad.
Tenga un sistema de recuperación en su lugar
No importa cuán cuidadoso sea con sus datos, es posible que suceda algo malo. Tal vez el disco duro experimente averías o un virus comience a eliminar elementos de la nube. Cualquiera sea la causa, perder su información aunque sea por un corto período de tiempo es problemático. Según Datto, incluso una hora de inactividad puede costar hasta $ 8.000 para una empresa pequeña, o $ 74.000 para una empresa mediana y un total de $ 700.000 para una gran empresa. Por eso es importante contar con un sistema de recuperación.
Un buen sistema de recuperación realiza regularmente copias de seguridad de los datos en un lugar seguro. También describe cómo restaurar datos utilizando esta copia de seguridad y cómo hacer que su negocio vuelva a funcionar en el menor tiempo posible. Cree un sistema de recuperación ahora, incluidos todos los pasos que seguirá para restaurar sus datos, y espere que nunca necesite usarlo.
Revisar periódicamente las prácticas y el equipo de gestión de datos
Finalmente, la última mejor práctica es revisar periódicamente sus prácticas actuales y buscar mejoras. A medida que cambia el tiempo, también lo harán sus necesidades de datos y el entorno que las rodea. Por ejemplo, puede llegar un momento en que el proveedor de almacenamiento basado en la nube que está utilizando ya no sea confiable o seguro. Al revisar regularmente sus prácticas actuales, puede detectar ineficiencias rápidamente y realizar mejoras antes de que afecten negativamente a su negocio durante demasiado tiempo.
Dado que los datos juegan un papel tan importante en la mayoría de las empresas, es esencial administrarlos de manera efectiva. Las mejores prácticas anteriores son un buen lugar para comenzar y deberían ayudarlo a configurar un entorno en el que sus datos sean eficientes, rápidos y seguros. A partir de ahí, puede implementar más mejores prácticas en función de sus necesidades específicas y continuar buscando estrategias que lo ayuden a crecer en el futuro.
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