Cloudopslagservices zijn vaak generieke producten die verschillende bestandstypen kunnen hosten. Dat beperkt echter het aantal bewerkingen dat u op die bestanden kunt uitvoeren. Een specifieke cloudopslagservice voor bestanden kan daarentegen een verscheidenheid aan bestandsacties bieden omdat deze zich op een bepaald bestandsformaat richt.
Een goed voorbeeld hiervan is Adobe’s Document Cloud, die specifiek is voor PDF-bestanden en wordt geleverd met verschillende bestandsacties die zijn gericht op PDF-workflows. Een andere die we onlangs tegenkwamen, is Wondershare Document Cloud, een cloudopslagservice die ook is geïntegreerd met een zeer belangrijke functie: e-handtekeningen voor online elektronische handtekeningen.
Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste kenmerken van dit product vanuit het perspectief van een zakelijke gebruiker.
Bestandsopslag en delen
Het doel van elke cloudopslagservice is om bestanden wereldwijd toegankelijk te maken voor geautoriseerde gebruikers op een beveiligd platform. Wondershare Document Cloud biedt dit platform voor PDF-bestanden. Maar waarom alleen PDF-bestanden? PDF is alomtegenwoordig in de bedrijfswereld en is het voorkeursformaat voor het verspreiden van gegevens en informatie. Het voordeel is dat, in tegenstelling tot formaten zoals MS Word, PDF’s de lay-out en kenmerken van hun inhoud behouden op elk apparaat en besturingssysteem. Dit maakt inhoud gemakkelijk zichtbaar en consistent op smartphones, tablets, pc’s en andere apparaatindelingen. De optie voor het delen van bestanden in Wondershare Document Cloud stelt gebruikers in staat om PDF-bestanden die in de cloud zijn opgeslagen met anderen te delen via veilige koppelingen, maar dat is niet alles: deze koppelingen kunnen specifieke machtigingsniveaus hebben zodat de ontvanger het bestand kan bekijken of bekijken. ben ermee bezig. En dat brengt ons bij de annotatiefunctie.
Twee soorten annotaties
Over het algemeen kunnen annotaties openbaar worden bekeken, maar in Wondershare Document Cloud hebben gebruikers de mogelijkheid om privénotities toe te voegen die alleen zij kunnen zien. Ze kunnen ook opmerkingen van meerdere gebruikers toevoegen die anderen kunnen zien en waarop ze kunnen reageren op basis van het machtigingsniveau van de deellink die ze hebben ontvangen. Voor bedrijven kunnen werknemers hierdoor notities toevoegen voor zichzelf en andere belanghebbenden die het document bekijken. Ze vergemakkelijken het maken van privénotities en samenwerking tussen meerdere gebruikers, maar zijn zeer relevant voor de PDF-workflows waarmee alle bedrijven dagelijks te maken hebben.
Twee soorten handtekeningverzameling
Elektronische handtekeningen zijn juridisch bindend in alle belangrijke markten over de hele wereld, waardoor ze een waardevol hulpmiddel zijn om documentworkflows te versnellen. Wondershare Document Cloud biedt twee soorten handtekeningverzameling naast het maken van elektronische handtekeningen en elektronische handtekening-PDF’s. De processtroom is eenvoudig: upload eenvoudig een bestand naar de cloud met behulp van de knop Bestanden uploaden, ga naar het tabblad Ondertekenen, kies een van de ondertekeningsopties, selecteer een document uit de cloud of uw lokale schijf, bereid het voor ondertekening voor en verzend het is onderweg. Nadat u een bestand heeft ingediend, kunt u de voortgang op het dashboard volgen totdat het ‘voltooid’ aangeeft. Met de methode Verzenden voor handtekening kunt u meerdere handtekeningen vastleggen in een enkel PDF-bestand en u kunt zelfs de handtekeningvolgorde instellen. De functie voor bulkmailing legt één handtekening per exemplaar vast.
Bedrijven kunnen de eerste methode gebruiken voor het ondertekenen van contracten en andere doeleinden, terwijl interne teams zoals HR en Finance de optie voor bulkverzending kunnen gebruiken om werknemersbevestigingen te krijgen voor documenten die intern circuleren. Wondershare Document Cloud biedt ook een bibliotheek met PDF-sjablonen voor gebruikers. U kunt met één klik sjablonen opslaan in de cloud of sjablonen voor elektronische handtekeningen rechtstreeks verzenden.
Wat kunt u nog meer doen met bestanden die zijn opgeslagen in Document Cloud?
Zoals met de meeste cloudopslagservices, kunnen bepaalde standaardacties worden uitgevoerd op PDF-bestanden die zijn opgeslagen in Wondershare Document Cloud:
Bekijken – open en bekijk de inhoud van een PDF-bestand Verwijderen – verwijder een bestand uit de cloud wanneer het niet langer nodig is Downloaden – sla een bestand op uit de cloud in het lokale geheugen van uw apparaat Hernoemen – hernoem een bestand om de versie te volgen enz. Indienen voor ondertekening – Start het elektronische handtekeningproces via de documentweergave (Recente documentactiviteit of het tabblad Document) Delen – Deel een bestand door een link te genereren waarvan de kenmerken kunnen worden bewerkt Commentaar – Voeg een privéopmerking of annotatie toe voor meerdere gebruikers met deze optie
Als je al deze functies combineert, heb je een solide service die veel meer is dan alleen cloudopslag. Met andere woorden, het kan fungeren als een centrale hub of opslagplaats voor PDF-workflows, waar meerdere gebruikers gemakkelijk toegang hebben tot en beheren wat ze nodig hebben zonder dat ze zich hoeven aan te melden bij een bedrijfsserver via een VPN. De beveiligingsprotocollen van Wondershare Document Cloud zijn vergelijkbaar met die van grote bedrijven, dus u kunt er uw voordeel mee doen voor uw eigen kleine of middelgrote bedrijf. Bovendien kunt u unieke merkelementen toevoegen, zoals uw bedrijfslogo of een gepersonaliseerde e-mail bij het verzenden van documenten voor ondertekening.
Onze algemene indruk
Onze indruk van Wondershare Document Cloud was over het algemeen zeer positief. We zagen de waarde in van een PDF-specifiek platform omdat er veel vraag is naar PDF, maar er zijn maar heel weinig operators in deze ruimte. Afgezien van Adobe richten niet veel bedrijven zich op cloud-only PDF-workflowoplossingen, dus Wondershare Document Cloud onderscheidt zich als een baanbrekend product. De integratie met Wondershare PDFelement duwt zijn mogelijkheden naar de desktopomgeving, wat resulteert in een soort hybride model waar je lokaal aan een PDF-bestand kunt werken en het vervolgens naar de cloud kunt uploaden om te delen en samen te werken. De samenwerkingsaspecten, met name opmerkingen voor meerdere gebruikers versus privé-opmerkingen, evenals het eenvoudig delen van PDF-bestanden op basis van links, zijn bijzonder aantrekkelijk voor elk bedrijf dat veel verkeer van PDF-bestanden zoals facturen, formulieren, documenten, contracten, enz. afhandelt. , enz. Wat nog belangrijker is, het maakt deze bestanden veilig toegankelijk vanaf elke locatie, en dat is van cruciaal belang in de hedendaagse cultuur van thuiswerken en overal werken. Een echte “multi-terminal-ervaring”, zoals Wondershare zegt.
Aan de andere kant ontdekten we ook dat het product enkele attributen en functies mist die we graag zouden zien in recentere updates, zoals een meer gepolijste en intuïtieve gebruikersinterface. Op dit moment ziet de service er heel eenvoudig uit. Hoewel dat geweldig is in termen van een duidelijk ontwerp met netjes gelabelde functies, heeft het niet veel van een ontwerpelement. Het is een relatief nieuw product op de markt, dus we hopen dat het op uw lijst met ontwikkelingsprioriteiten staat, maar we begrijpen dat functionaliteit net zo belangrijk is, dus UI-overwegingen kunnen voorlopig op de achtergrond raken. . Een specifieke functie die we echter graag zouden zien, is TFA of MFA. Dit is een belangrijk beveiligingsaspect van elke digitale workflow, dus het hebben van tweefactorauthenticatie zal gebruikers op hun gemak stellen als het gaat om beveiliging. Anders dan dat, geen klachten. We zullen kijken om te zien hoe dit product in de loop van de tijd evolueert en nieuwe functies krijgt. Als cloudservice is het upgraden van uw versie gewoon een kwestie van uw browser bijwerken, dus verwacht in de komende maanden snelle toevoegingen van functies en hopelijk een bijgewerkte gebruikersinterface. We wensen het Wondershare-team het allerbeste voor dit fantastische nieuwe product waarvan we zeker weten dat bedrijven van elke omvang dit zullen waarderen.
