De afgelopen maanden is duidelijk geworden dat betrouwbare en flexibele communicatiekanalen essentieel zijn voor bedrijven. Deze kanalen maken het voor teams mogelijk om op afstand te werken en voor bedrijfsvertegenwoordigers om in contact te blijven met klanten.
Op cloud PBX gebaseerde zakelijke telefoonsystemen bieden precies het soort functies dat een modern bedrijf nodig heeft. Deze oplossingen bieden schaalbare en aanpasbare alternatieven voor moeilijke traditionele zakelijke telefoondiensten.
Hier volgt een overzicht van wat Cloud PBX precies is, hoe het werkt en hoe het u kan helpen uw zakelijke communicatie naar een hoger niveau te tillen.
Wat is Cloud PBX?
PBX staat voor ‘private branch exchange’. Deze verouderde technologie wordt gebruikt om telefoonlijnen op te splitsen in meerdere toestellen in kantoren. De meeste fysieke PBX-systemen zijn een omslachtige rommel van hardware die toegewijde kantoortechnici nodig hebben om te onderhouden.
Het ergste van alles is dat het onmogelijk is om deze systemen op afstand te gebruiken.
Moderne PBX-systemen zijn daarentegen cloudgebaseerd.
Voice over Internet Protocol (VoIP) technologie heeft het mogelijk gemaakt voor zakelijke telefonie om online te gaan. Spraak- en video-oproepsignalen worden niet langer via traditionele telefoonlijnen verzonden, maar als datapakketten via internet.
Een cloud-PBX vervult dezelfde basisfunctie als zijn equivalent uit de vorige eeuw: het beheert telefoonaansluitingen voor bedrijven. Er is echter geen fysieke PBX weggestopt in een hoek van het kantoor. In plaats daarvan staat een virtuele versie op de cloudserver van de telefoonaanbieder.
Maar hoe komt dit precies ten goede aan uw bedrijf?
Het is goedkoop en gemakkelijk in te stellen en te onderhouden.
Allereerst verlaagt een virtuele PBX de kosten.
Zakelijke VoIP-telefoondiensten zijn toegankelijk via softphone-applicaties op smartphones, tablets en computers. Dat betekent dat u vooraf geen hardware- of softwarekosten hoeft te maken voor uw zakelijke telefoonsysteem.
Bovendien hoef je geen telefoontechnicus te betalen om onder bureaus te kruipen en extra lijnen te installeren telkens wanneer je iemand nieuw inhuurt. Met Cloud PBX is het toevoegen, verwijderen of wijzigen van extensies een kwestie van een paar klikken in een webpaneel.
Tot slot zijn bellen via VoIP en Cloud PBX over het algemeen goedkoper dan bellen via vaste lijnen. Zeker als uw bedrijf internationaal opereert.
Ben je klaar om op afstand te werken?
Tijdens de COVID-19-lockdowns ontvingen klanten die bedrijven belden die nog steeds met verouderde PBX’s werkten, waarschijnlijk een onsuccesvol voicemailbericht. “Ons kantoor is momenteel onbemand”
Cloud PBX is klaar voor werken op afstand, altijd en overal.
Het maakt niet uit of uw team op kantoor, gedeeltelijk thuis of volledig gedistribueerd is: Cloud PBX maakt naadloze communicatie mogelijk.
Teamleden kunnen een app gebruiken om toegang te krijgen tot uw zakelijke telefoon. Voor klanten of collega’s die bellen, het maakt niet uit of ze aan hun bureau zitten, op zakenreis zijn of op de bank in hun pyjama.
Bied meer dan alleen telefoontjes
De meeste moderne zakelijke telefoondiensten zijn niet beperkt tot spraakoproepen.
In plaats daarvan biedt Cloud PBX een breed scala aan aanvullende communicatiekanalen en tools om de productiviteit en efficiëntie van uw bedrijf te verhogen.
De meeste moderne VoIP-providers bieden communicatie via meerdere kanalen. Dit omvat spraak- en video-oproepen, conferentiegesprekken, sms-berichten en livechat. Sommige bevatten ook e-mail- en chatbot-functionaliteit.
Het hebben van al deze kanalen op één plek heeft verschillende voordelen.
Enerzijds vermindert het het aantal en de kosten van abonnementen op verschillende diensten.
Anderzijds verhoogt het de productiviteit. Teamleden hoeven niet constant van app te wisselen of vijf verschillende meldingssystemen in de gaten te houden. Ze kunnen zich op slechts één concentreren, wat het voor hen ook gemakkelijker maakt om een consistente bedrijfsidentiteit te behouden.
Wat extra functies betreft, biedt de moderne cloud-PBX doorgaans voicemail-naar-e-mail en voicemail-naar-tekst transcriptie en geavanceerd oproepbeheer (routering, blokkering, omleiding). Find-me-follow-me zorgt ervoor dat je belangrijke oproepen kunt ontvangen, waar je ook bent.
Leveranciers gebruiken ook steeds vaker functies die worden aangedreven door kunstmatige intelligentie (AI) en algoritmen voor machine learning. Deze variëren van geavanceerde analyses die u gedetailleerde, bruikbare inzichten geven in het gedrag van bellers en teamprestaties tot interactieve spraakrespons (IVR).
Geavanceerde IVR maakt gebruik van natuurlijke taalverwerking om de routering van klantgesprekken te versnellen. In plaats van vijf rondes “Druk op 1 voor -” te doorlopen, geven bellers gewoon hun doel aan. De AI ontleedt uw aanvraag en stuurt deze door naar de juiste extensie.
Integreert met andere bedrijfsapplicaties
Een laatste groot voordeel is dat Cloud PBX naadloos kan inpassen in uw bestaande ecosysteem van bedrijfsapplicaties.
De kans is groot dat uw team al werkt met CRM-systemen (Customer Relationship Management) zoals HubSpot of Salesforce, of platformen voor teamsamenwerking zoals Slack.
Veel VoIP-providers bieden native integraties voor deze zakelijke toepassingen. Dit betekent dat gegevens naadloos van de ene naar de andere gaan, waardoor de efficiëntie van de workflow wordt gemaximaliseerd.
Als een klant bijvoorbeeld belt over een productprobleem, kan een cloud-PBX autonoom gegevens over eerdere interacties uit een CRM halen. Vertegenwoordigers van het bedrijf kunnen verdergaan waar hun collega’s waren gebleven tijdens het laatste gesprek, en de klant hoeft niet het beste te maken van eerdere uitwisselingen.
conclusie
Cloud PBX is ongetwijfeld de toekomst van zakelijke telefonie.
Legacy-systemen houden niet langer gelijke tred met het tempo en de vraag naar flexibiliteit die de moderne zakenwereld vormgeven.
Door een betrouwbare, veelzijdige en schaalbare basis te bieden voor bedrijfscommunicatie via meerdere kanalen, is Cloud PBX een waardevolle investering geworden voor elk bedrijf. Met de juiste cloud-PBX-provider voor uw bedrijf kunt u workflows stroomlijnen, de communicatie-efficiëntie verhogen en uw weg naar succes effenen.
