Faxen lijkt tot het verleden te behoren en veel mensen kiezen ervoor om e-mail te gebruiken om hun documenten te verzenden en te ontvangen. E-mail heeft de fax echter niet volledig vervangen, aangezien het nog steeds door bedrijven en andere instellingen wordt gebruikt om documenten uit te wisselen.
Sommige websites helpen bij het verzenden van faxen, dus u hebt geen faxapparaat nodig om faxen te verzenden en ontvangen. Via de websites kunt u eenvoudig online een fax versturen. Laten we eens kijken naar enkele van de voordelen die fax heeft ten opzichte van e-mail;
Veiligheid
Het is belangrijk op te merken dat cybercriminaliteit toeneemt en e-mails worden blootgesteld aan malware en phishing, waardoor documentoverdrachten onveilig worden. Aan de andere kant vereist het verzenden van faxen alleen een telefoonnetwerk en een fysiek document, wat het veiliger maakt.
Bij het verzenden van vertrouwelijke documenten is het raadzaam om per fax te communiceren om toegang tot het document door kwaadwillende personen zoals hackers te voorkomen. Als u een website gebruikt om een fax te verzenden, hoeft u zich geen zorgen te maken, omdat de sites veel beveiligingsmaatregelen nemen om de documenten te beschermen.
Harde exemplaren verzenden
Met een fax is het eenvoudig om papieren exemplaren te verzenden en u hoeft alleen maar de kopie in de fax te doen, op een paar knoppen te drukken en de fax te verzenden. Het is een proces in één stap, maar u moet het rigoureuze proces doorlopen van het scannen van het document en het bewerken ervan als u e-mail gebruikt om een papieren versie te verzenden.
De ontvanger moet ook de bijlage die hij verzendt afdrukken, dus het is een zwaarder proces dat mensen proberen te vermijden. Het verzenden van de papieren versie met een fax is eenvoudiger dan het gebruik van een e-mail.
Als je een website gebruikt, moet je de papieren exemplaren scannen, maar de ontvanger krijgt de papieren versie, dus dat is nog steeds een pluspunt.
Organisatie
We hebben de neiging om elke dag veel e-mails te ontvangen en het organiseren van deze e-mails is hectisch. Als je e-mail gebruikt, weet je dat het moeilijk is om een document te vinden dat je een jaar of wat geleden hebt ontvangen. Met fax kunt u een app krijgen die bekend staat als een faxrecorder en waarmee u bestanden in de cloud kunt archiveren, zodat u weet waar u een document kunt vinden.
Het organiseren van uw documenten is belangrijk, vooral als u met veel records te maken heeft, en het gebruik van faxen helpt u uw documenten beter en efficiënter te ordenen.
Medische informatie
Medische informatie is gevoelig en er zijn voorschriften om te regelen hoe de gegevens worden verzonden. Medische informatie moet veilig in elektronisch formaat worden overgedragen en fax biedt deze mogelijkheid.
Als u gevoelige medische informatie krijgt, zal de arts deze waarschijnlijk liever faxen. Er is een wet die bekend staat als de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) die van toepassing is op medische informatie, en medische instellingen gebruiken fax om HIPAA-compliance te bereiken.
Bevestiging
De enige manier waarop u kunt bevestigen dat een e-mail is verzonden, is wanneer de ontvanger antwoordt, maar u ontvangt een bevestiging dat de fax is ontvangen met een fax. Zo weet u zeker dat de ontvanger het document ontvangt.
Met fax, als het document niet wordt verzonden, bent u op de hoogte en kunt u onmiddellijk reageren, vooral als het een dringend document is.
Waar het op neerkomt:
E-mail heeft zijn voordelen, daarom gebruiken veel mensen het, maar het kan fax niet volledig vervangen vanwege de bovengenoemde redenen. Het is mogelijk om documenten te verzenden en te ontvangen via e-mail en fax, en afhankelijk van het document dat u wilt verzenden, is het aan u om de gewenste methode te kiezen.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
Aanbevelingen van de redactie:
