In deze digitaal gedreven wereld vertrouwen grote (en kleine) organisaties op hun rekenkracht om werknemers te werven, op te leiden en te beheren, producten en diensten te lokaliseren en te ontwikkelen, verkoop- en marketingactiviteiten te beheren, kosten te verlagen, processen te verbeteren, administratie te verzorgen een lange lijst van andere verantwoordelijkheden uitvoeren.
Als zodanig eindigen bedrijven met kantoren in het hele land en over de hele wereld met duizenden computers en technologische apparatuur die effectief moeten worden gecontroleerd, onderhouden en gebruikt. Dit kan een ontmoedigende taak zijn, vooral als u geen plan voor vermogensbeheer heeft. Of je nu opnieuw moet beginnen met een abonnement of je huidige abonnement moet upgraden, lees verder voor enkele tips die je vandaag kunt volgen.
Een persoon of team aanwijzen om verantwoordelijk te zijn voor het vermogensbeheer
Om te beginnen is het een goed idee om de verantwoordelijkheid voor het vermogensbeheer binnen uw bedrijf toe te wijzen aan één persoon of team. U moet leiders hebben die het hele project kunnen overzien en ervoor kunnen zorgen dat het personeelsbestand, de processen en de technologie op een gestroomlijnde manier samenkomen.
Als u een kleiner bedrijf heeft, zou slechts één persoon de klus moeten kunnen klaren. Als u echter deel uitmaakt van een grote organisatie, moet de taak waarschijnlijk worden uitgevoerd door een team van mensen die zich op dit gebied concentreren.
Een activalevenscyclus volgen
Computers volgen, net als elk ander bedrijfsmiddel, een soort vaste levenscyclus: plan wat u nodig hebt, doe aankopen, implementeer items in het hele bedrijf, beheer en onderhoud apparaten en stel ze vervolgens buiten gebruik als ze verouderd of defect zijn.
U moet weten waar elk apparaat zich in zijn levenscyclus bevindt en het zorgvuldig weggooien (inclusief digitaal wissen zodat er geen gevoelige gegevens achterblijven) zodra het niet meer goed werkt. Als u hulp nodig heeft bij het begrijpen van de levenscycli van activa, raadpleeg dan de best practice-publicaties die beschikbaar zijn van de International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM).
Volgsoftware gebruiken
Het is ongelooflijk dat veel mensen nog steeds handmatige systemen voor het volgen van activa gebruiken, als ze hun IT-apparaten al beheren. Ze zijn bijvoorbeeld gebaseerd op basisspreadsheets of handmatige tellingen.
Met werknemers die het tegenwoordig drukker hebben dan ooit en technologie die nauwkeuriger, betaalbaarder en uitgebreider is dan ooit, is het zeker de moeite waard om software te gebruiken om uw activa te beheren. Dit bespaart u op de lange termijn tijd, geld en energie. Software asset management is doorgaans ook nauwkeuriger en betrouwbaarder dan mensen, die gevoelig zijn voor fouten, en de meeste software is bijna oneindig schaalbaar.
Er zijn veel verschillende opties beschikbaar, met verschillende functies en prijzen. Systemen die in de cloud draaien, zijn met name handig omdat ze toegankelijk zijn voor mensen in het hele bedrijf wanneer dat nodig is en de records in het begin synchroon blijven.
Softwaretools zijn ook geweldig om rapporten af te drukken en te analyseren, of dit nu standaard of op maat is. Bovendien kunnen ze audits afhandelen, indien nodig meldingen activeren en gegevens op een gecentraliseerde plaats bewaren, terwijl ze bij elke stap de beveiliging behouden.
Afschrijving berekenen
Een andere belangrijke factor als het gaat om vermogensbeheer is het berekenen van de afschrijving van activa. Als u de afschrijving van activa niet nauwkeurig bijhoudt, betaalt uw bedrijf uiteindelijk te veel voor belastingen, verzekeringen en onderhoud.
Als u weet hoe verschillende activa afschrijven, kunt u weloverwogen en tijdige beslissingen nemen over wanneer u oudere voorraden moet stopzetten en wanneer u in nieuwe items moet investeren. U wilt apparaten niet zo lang bewaren dat ze passief worden, tijdverspilling van medewerkers en kosten voor u. Evenzo wilt u niet te snel nieuwe activa kopen.
De software die u gebruikt om apparaten te volgen, zou u moeten helpen bij het berekenen van de afschrijving, zolang de aankoopinformatie die u invoert correct is. Stel daarom om te beginnen een nauwkeurige basislijn vast. Maak een fysieke inventaris van uw items om er zeker van te zijn dat alles correct is gecatalogiseerd en verantwoord, en dat ‘spook’-activa, die in uw administratie staan maar niet langer eigendom zijn van het bedrijf, nog niet zijn opgenomen.
Afstandsbediening op activa inschakelen
Tot slot, voor een effectiever activabeheer, schakelt u toegang op afstand in op al uw activa. Op deze manier kunt u uw producten vanaf elke locatie patchen om werknemers met IT-problemen te helpen en eventuele softwareproblemen te onderzoeken die moeten worden opgelost.
