Zonder twijfel kan thuiswerken ingewikkeld zijn, vooral als je geen kantoor hebt vol met de benodigde apparatuur. Als u geen printer heeft of geen directe toegang tot uw klanten heeft, hoe moet u dan documenten uitvoeren waarvoor een wettelijk bindende handtekening nodig is?
In de Verenigde Staten zijn elektronische handtekeningen legaal en kunnen ze worden gebruikt om een juridisch bindend en afdwingbaar contract op te stellen. Dat is allemaal mooi, maar je kunt deze documenten niet zomaar opsturen.
Om digitale handtekeningen in uw organisatie te implementeren en deze veilig te verzenden, heeft u software voor elektronische handtekeningen nodig, plus een veilige cloudgebaseerde server, een VPN of uw eigen fysieke server.
Software voor elektronische handtekeningen
Aangezien alle elektronische handtekeningen als juridisch bindend worden beschouwd, ongeacht de software, kunnen externe werknemers alles gebruiken waar ze zich prettig bij voelen. Echter, alleen omdat de handtekening wettig is, garandeert dit niet dat het document zelf stand zal houden in de rechtbank, dus u moet een formeel contract schrijven.
Websites voor het maken van aangepaste sjablonen, zoals FormPros.com, bieden bedrijven de mogelijkheid om formulieren te genereren die zijn geschreven door advocaten en paralegals die gemakkelijk te ondertekenen zijn. Bedrijven en freelancers zullen software voor elektronische handtekeningen nodig blijven hebben om toegang te krijgen tot hun sjablonen en deze te ondertekenen.
We raden de volgende software voor elektronische handtekeningen aan:
HiSign: Voor integratie van cloudopslagDocSign: Voor bedrijven die vaak ondertekenenAdobe Acrobat Reader: Voor incidentele handtekeningen (pc)Vooruitgaan: Voor incidentele handtekeningen (mac)Teken nu: Voor kleine startupsDocumentschets: Voor een gratis abonnement voor altijd
Alle geloofwaardige handtekeningplatforms van het hoogste niveau kunnen u helpen te voldoen aan PIPEDA, UETA, ESIGN, eIDAS en andere internationale normen, zodat u overeenkomsten kunt ondertekenen in binnen- en buitenland.
Hoe documenten veilig te delen
Als het gaat om het veilig delen van documenten, gebruiken bedrijven op tokens gebaseerde implementaties of cloudgebaseerde digitale handtekeningservices. U kunt ook een VPN gebruiken om via een beveiligde portal over te stappen en andere versleutelingsmaatregelen te nemen, zoals de oplossingen die we hieronder zullen bespreken.
Op tokens gebaseerde implementaties
Een op token gebaseerde implementatie is een kortetermijnoplossing voor bedrijven met een kleinere implementatiegrootte. U weet dat uw bedrijf dit systeem gebruikt als de opslaggegevens zijn opgeslagen op een USB-token dat voldoet aan de Federal Information Processing Standard (FIPS) en dat bij de ondertekenaar blijft.
Op tokens gebaseerde implementaties zijn niet afhankelijk van hun eigen server of cloudservice. Helaas, als uw bedrijf deze methode gebruikt, moet u de USB-stick fysiek verzenden, wat tijdverspilling is.
Cloudgebaseerde diensten voor digitale handtekeningen
Een op de cloud gebaseerde handtekeningservice is ontworpen om bedrijven te helpen opschalen. Omdat bedrijven geen fysieke hardware hoeven te beheren of aangepaste integraties hoeven te maken zoals bij een persoonlijke server, kunt u bestaande systemen en software naadloos rechtstreeks in de cloud integreren.
Cloudgebaseerde oplossingen zijn de beste en goedkoopste optie voor bedrijven, vooral wanneer ze beginnen, omdat ze certificaatgerelateerde risico’s zoals zwakke codering beheren.
Documentbeveiliging met wachtwoorden, codering, VPN
Als u vanuit huis werkt en u of uw baas geen coderingsbeleid heeft, maar u toch zo veilig mogelijk wilt zijn, versleutel dan uw documenten en beveilig ze met een wachtwoord. Gebruik veilige e-mailproviders zoals Hushmail, Protonmail of CTemplar om al uw e-mail onmiddellijk te versleutelen.
U kunt ook een VPN aanschaffen en uw documenten e-mailen via een beveiligd kanaal. Het is nog steeds een goed idee om uw bestanden met een wachtwoord te beveiligen, voor het geval dat.
Vermijd e-mail en openbare wifi-netwerken (meestal)
Weten wat ze niet moeten doen, kan voordeliger zijn voor bedrijven dan weten wat ze wel moeten doen. Als u van plan bent documenten buiten het wifi-netwerk van uw computer te verzenden, wacht dan tot u thuiskomt. Grote bestanden verbruiken uw gegevens en u kunt het slachtoffer worden van identiteitsdiefstal op openbare Wi-Fi-netwerken.
Verstuur alleen bestanden via openbare wifi als je al je e-mail hebt versleuteld met een beveiligde e-mailprovider en andere voorzorgsmaatregelen hebt genomen, zoals het gebruik van een VPN en sterke wachtwoorden.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
