Compliance is een serieuze zaak in elke organisatie in elke branche, maar compliance biedt een aantal unieke uitdagingen voor instellingen voor hoger onderwijs.
Onderwijsinstellingen zoals hogescholen en universiteiten hebben talloze wettelijke en regelgevende vereisten die moeten worden gevolgd in academici, financiën, gezondheidszorg, human resources en atletiek.
In de huidige tijd moeten instellingen voor hoger onderwijs een effectief nalevingsprogramma implementeren en onderhouden.
Een groter publiek bewustzijn, in combinatie met verhoogde nalevingsvereisten, heeft het verplicht gemaakt voor instellingen om hun nalevingsrisico proactief te identificeren en te beheren.
Het niet effectief aanpakken van heersende risico’s kan leiden tot aanzienlijke reputatieschade, geldelijk verlies of aansprakelijkheden en mogelijke beperkingen op de activiteiten van het instituut.
Belang van naleving in het hoger onderwijs
Met het snel evoluerende zakelijke landschap en het steeds toenemende aantal regelgeving, moeten onderwijsinstellingen waakzaam zijn en een volledig begrip hebben van hun wettelijke nalevingsvereisten.
1. Naleving is een plicht van hogeronderwijsinstellingen
Elke hogeronderwijsinstelling is wettelijk verplicht om een corporate compliance plan te hebben.
De instelling heeft een plicht jegens de samenleving en haar stakeholders, waaronder medewerkers en studenten, en moet transparant zijn in haar bedrijfsvoering.
2. Naleving is nodig om vertrouwen op te bouwen
Het opbouwen van vertrouwen in de hoofden van belanghebbenden is belangrijk voor organisaties in alle sectoren en nog meer voor een instelling voor hoger onderwijs.
Naleving van wettelijke voorschriften en goede rapportage helpen hogescholen en universiteiten om geloofwaardigheid op te bouwen.
3. Minder juridische problemen
Naleving heeft vele voordelen, waarvan een van de belangrijkste de vermindering van juridische problemen is.
Het implementeren van een goed compliance managementsysteem helpt uw instelling het risico op sancties, boetes, rechtszaken, werkonderbrekingen, enz.
Het niet nakomen van uw naleving kan ernstige gevolgen hebben op uw hogeschool of universiteit.
4. Betere public relations en meer werknemersbehoud
De onderwijsinstellingen die aan hun wettelijke eisen voldoen, worden geloofwaardiger geacht.
Hogescholen en universiteiten die proactief zijn en zich inzetten voor eerlijkheid, transparantie en sociale rechtvaardigheid, hebben betere public relations met hun belanghebbenden.
Bovendien hebben deze instellingen hogere retentiepercentages voor werknemers dan die zonder een dergelijk beleid.
De uitdagingen van compliance in het hoger onderwijs
Er zijn tal van uitdagingen bij naleving in het hoger onderwijs vanwege het unieke karakter van hogescholen en universiteiten, waardoor ze zich onderscheiden van organisaties in andere sectoren.
De chief compliance officer moet bij het implementeren van complianceplannen op hogescholen en universiteiten rekening houden met de problemen die gangbaar zijn in instellingen voor hoger onderwijs.
1. Risico op cyberaanvallen
Hogescholen en universiteiten zijn altijd al favoriete doelwitten geweest voor hackers.
Databases van hogeronderwijsinstellingen bevatten de persoonlijke en gevoelige informatie van duizenden studenten en zijn relatief gemakkelijke doelwitten voor cybercriminelen.
Aangezien de meeste instituten in de nasleep van de COVID-19-pandemie zijn overgestapt op online lessen, is de dreiging van ‘zoomen’ gemeengoed geworden.
2. Bescherming van belanghebbenden tegen identiteitsdiefstal
Phishing is een ernstige vorm van cyberaanval waarmee studenten en docenten worden geconfronteerd. Hogeronderwijsinstellingen zijn een gemakkelijk doelwit voor phishingaanvallen.
Medewerkers en studenten moeten worden beschermd tegen phishingaanvallen. Hiervoor is het noodzakelijk om een solide beveiligingssysteem te implementeren om de integriteit van de databases van het instituut te waarborgen.
3. Uitdagingen bij het creëren van een veilig netwerk
Omdat instellingen voor hoger onderwijs een hoger risico lopen op cyberaanvallen, kan het belang van het ontwikkelen en onderhouden van een veilig netwerk niet genoeg worden benadrukt.
Naarmate beveiligingsrisico’s in de loop van de tijd veranderen, wordt het creëren van een veilig netwerk echter een grotere uitdaging.
Nu de meeste onderwijsinstellingen in 2020 overstappen op online lessen als gevolg van de COVID-19-pandemie, zijn er nieuwe cyberbeveiligingsbedreigingen ontstaan.
4. Risico op sancties
Net zoals het hebben van een sterk bedrijfscomplianceplan het publieke imago van een organisatie helpt versterken, kan het ontbreken ervan ertoe leiden dat uw hogeschool of universiteit het risico loopt op sancties.
In het geval dat haar instelling voor hoger onderwijs het doelwit wordt van een cyberaanval, kan de universiteit ook door de overheid worden gesanctioneerd omdat ze haar professoren en studenten niet heeft beschermd.
5. Losgekoppelde systemen
Naarmate de wereld steeds meer richting online onderwijs gaat, wordt het noodzakelijk dat instellingen voor hoger onderwijs een geconsolideerd systeem implementeren dat onderwijsmodules op afstand ondersteunt.
In veel gevallen, vooral in kleinere instellingen, is de gebruikte technologie echter niet up-to-date en kan dit leiden tot losgekoppelde systemen.
Bij gebrek aan goed georganiseerde systemen wordt effectief compliance management erg moeilijk.
Best practices voor de General Counsel of Compliance in het hoger onderwijs
De General Counsel (GC) in het hoger onderwijs vervult meerdere functies. Naast het optreden als Chief Legal Counsel is hij in veel gevallen ook de Secretary en Governance Counsel.
De veelheid aan functies stelt de GC in staat om effectiever te zijn in het verlenen van juridische dienstverlening binnen de universiteit en het toezicht op en het beheer van de werking van de instelling binnen de door de wet gestelde grenzen.
De taken en verantwoordelijkheden van de GC zijn onder meer:
Als juridisch adviseur geeft de GC juridisch advies en begeleiding aan het senior management van de hogeschool in alle juridische aangelegenheden. Ze identificeren juridische problemen en adviseren het senior management over de ontwikkeling van juridische oplossingen en strategieën, vooral wanneer de situatie van groot financieel, politiek of public relations belang is. De GC onderzoekt, beoordeelt, interpreteert en stelt rapporten op over een breed scala aan juridische kwesties en schrijft en keurt beleid, procedures, statuten, voorschriften en andere juridische documenten goed. De CG ontwerpt en stelt een organisatiestructuur vast om de doelen en doelstellingen van de organisatie effectief te bereiken. Ze houden ook toezicht op de werving, opleiding en supervisie van personeel van de eenheid. De ontwikkeling en het beheer van de jaarbegrotingen van de organisatie is ook de verantwoordelijkheid van de CG. Ze voeren ook regelmatig kosten- en productiviteitsanalyses uit. De GC selecteert en behoudt externe raadslieden om juridische adviezen te verkrijgen en houdt toezicht op het juridische werk van andere universitaire advocaten en paralegals over moeilijke of gevoelige zaken.
Tot slot
Op basis van corporate compliance-inzichten in hoe bedrijven opereren, kan het ontbreken van een effectief compliancemanagementsysteem desastreuze gevolgen hebben voor de organisatie.
Onderwijsinstellingen en universiteiten zijn geen uitzondering en moeten zich houden aan verschillende beleidslijnen, regels, interne en externe controles die wettelijk van toepassing zijn op de industrie.
Door een aantal veelvoorkomende uitdagingen te inventariseren en best practices te implementeren om ze te bestrijden, kan het hoger onderwijs helpen om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen en de regelgeving na te leven.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
Aanbevelingen van de redactie:
