Dit citaat van de voormalige premier van Singapore, Lee Kuan Yew, klinkt misschien wat drastisch, misschien zelfs intimiderend voor ondernemers die gewoon de basis leggen voor hun kleine en middelgrote bedrijf, maar het weerspiegelt een realiteit die je niet mag negeren: outsourcing is de referentiepraktijk voor moderne bedrijven van de 21e eeuw.
In 2018 bedroeg de wereldwijde outsourcingmarkt $ 85,6 miljard, en met de komst van kunstmatige intelligentie en automatisering voorspellen experts een nog grotere groei. Van IT en energie tot media en detailhandel, alle sectoren dragen bij aan wereldwijde outsourcing-industrieën, waardoor het een van de meest levensveranderende zakelijke praktijken is.
Uitbesteden voor uitbesteden is echter nooit een goed idee. Integendeel. Beslissen welke taken u wilt uitbesteden, en nog belangrijker, aan wie u ze wilt uitbesteden, is niet iets dat u in een dag kunt doen. Iemand van buiten het bedrijf delegeren om u te helpen, kan u helpen geld te besparen, maar het kan u ook vertragen als u outsourcing niet met de aandacht benadert die het verdient.
In 2019 heb je maar een paar klikken nodig om een freelancer of bedrijf te vinden om zowat elke taak uit te besteden, maar dat betekent niet dat je dat zou moeten doen. Om tijd te besparen en tegelijkertijd een hoog kwaliteitsniveau te behouden, moet u de basisprincipes van outsourcing begrijpen, uw zakelijke behoeften begrijpen en een aantal solide criteria ontwikkelen om potentiële partners te interviewen.
De duidelijke voordelen van outsourcing
We weten allemaal de definitie van uitbesteden:
Wat betekent dit voor uw bedrijf? Welnu, door uitbesteding krijgt u twee belangrijke voordelen:
1. Bespaar tijd
Stress is een van de grootste belemmeringen voor modern zakendoen, ongeacht waar u zich in de commandostructuur bevindt. Volgens een recente studie is bijna de helft van de Amerikaanse managers gestrest en heeft 70% van de Amerikaanse werknemers last van door stress veroorzaakte ziekten. Iedereen wordt overweldigd door de talloze dagelijkse taken, maar druk zijn is niet recht evenredig met productief zijn. Een bedrijf kan niet bloeien en innoveren als zijn managers en werknemers verzanden in papierwerk en repetitieve taken en als zinvolle processen voortdurend worden uitgesteld ten gunste van huishoudelijk werk. Outsourcing kan uw planning vrijmaken, zodat u uw tijd en aandacht kunt richten op de processen die er echt toe doen en alleen door iemand in uw organisatie kunnen worden gedaan.
2. Bespaar geld
Afhankelijk van waar u uitbesteedt, kan uitbesteding de bedrijfskosten tot 60% verlagen, waardoor u de besparingen kunt toewijzen aan zaken als professionele ontwikkeling voor werknemers, welzijnsprogramma’s en software voor workflowoptimalisatie. Indirect verhoogt outsourcing ook de snelheid waarmee taken worden uitgevoerd en dit vertaalt zich in een hogere financiële groei.
Welke taken moet je uitbesteden?
Tegenwoordig kun je een persoon of bedrijf vinden om bijna elke taak uit te besteden, dus hoe weet je welke taak moet worden uitbesteed en welke in-house moet worden afgehandeld?
Besteed taken uit die extra vaardigheden en specifieke kennis vereisen en tijdrovend zijn. Besteed kleine taken uit die geen waarde toevoegen aan uw bedrijf, maar die wel moeten gebeuren. Degenen die op alle post-it’s zijn gekrabbeld en die je vergeet als je ze als voltooid markeert.
Vanuit financieel oogpunt kunnen taken worden uitbesteed omdat ze te klein zijn en iemand anders inhuren niet duurzaam zou zijn, of omdat het om grote eenmalige werkzaamheden gaat die te kostbaar zijn om in eigen beheer uit te voeren:
Administratieve taken zoals gegevensinvoer of betalingsverwerking, die cruciaal zijn in elk bedrijf, zijn tijdrovend, dus het zijn de eerste dingen die u moet uitbesteden.Klantenservice. Het is bijna onmogelijk om intern uitstekende klantenservice te bieden zonder de belangrijkste bedrijfsprocessen te verwaarlozen, dus deze taak moet worden uitbesteed aan een professioneel bedrijf dat het talent en de middelen heeft om dit te doen.Ontwerp, ontwikkeling en onderhoud van systemen. Aangezien bijna elk bedrijf nu afhankelijk is van een website en bedrijfssoftware, kan het starten van een bedrijf zonder deze een aanzienlijk risico zijn. Het opzetten van een volledige IT-afdeling voor ontwikkeling en onderhoud kan echter onhaalbaar zijn, vooral voor kleine bedrijven met beperkte middelen. Daarom zijn webdesign, webontwikkeling en software-outsourcing geldbesparende alternatieven.Digitale reclame. Dit omvat alles, van e-mailcampagnes en SEO tot beheer van sociale media en influencer-bereik.Financiële taken, waaronder boekhouding. Deze kunnen tijdrovend zijn en als ze worden gedaan door een werknemer die geen sterke financiële achtergrond heeft, riskeren ze meer dan ze winnen.
Uiteraard zijn dit slechts enkele voorbeelden. Elk bedrijf is anders en als er een ander werkgebied is dat iemand buiten het bedrijf sneller en goedkoper kan doen, moet u overwegen dit uit te besteden.
Zijn er taken die u niet uitbesteedt?
Hoe voordelig outsourcing ook is, niet alle taken moeten worden toevertrouwd aan een ander bedrijf of freelancer. Over het algemeen zijn dit taken die alleen gedaan kunnen worden door iemand die uw bedrijfscultuur heel goed kent. Met andere woorden: de kernprocessen van het bedrijf. Het ontwikkelen van een bedrijfsstrategie voor de lange termijn of investeren in de ontwikkeling van medewerkers zijn bijvoorbeeld zaken die uw persoonlijke aandacht verdienen en die u beter moet doen dan wie dan ook.
Waar uitbesteden?
Volgens de laatste analyse van AT Kearney blijft India het nummer één land voor outsourcing, gevolgd door China, Maleisië en Indonesië. De afgelopen jaren zijn ook Oost-Europese landen gaan opvallen, vooral op het gebied van IT en engineering.
‘S Werelds beste supersteden voor outsourcing zijn Bangalore, Mumbai en Delhi, die een van de grootste aantallen gekwalificeerde Engelssprekende professionals ter wereld hebben.
Natuurlijk moet uw keuze niet beperkt blijven tot alleen deze landen. Dankzij de komst van freelance marktplaatsen kun je getalenteerde lokale professionals vinden die met een beperkt budget kunnen werken. Het voordeel van deze optie, in tegenstelling tot outsourcing in het buitenland, is dat de freelancer zich in dezelfde tijdzone bevindt en de communicatie gemakkelijker zal zijn.
Kosten versus winstgevendheid
In wezen is het doel van outsourcing om geld te besparen, maar u moet er rekening mee houden dat er een grens is tussen kosten en winstgevendheid. Houd er bij het bekijken van outsourcingopties rekening mee dat de goedkoopste optie niet altijd de beste is en dat er veel andere factoren een rol kunnen spelen om de totale kosten te veranderen. Het kan bijvoorbeeld verstandiger zijn om een bedrijf meer te betalen als je weet dat je voor de lange termijn met hen kunt samenwerken, in plaats van elke keer een ander bedrijf in te huren.
Last but not least, laat u niet afschrikken door de initiële kosten van outsourcing. Na verloop van tijd zullen processen stabiliseren en naarmate u een langdurige samenwerking met uw partners ontwikkelt, zult u merken dat uw organisatie wendbaarder wordt.
