E-mails zijn al lang een belangrijk en integraal onderdeel van het moderne leven. Of je nu vrienden e-mailt of werkt, het is een feit dat je vaak genoeg met ze te maken hebt.
OVER HET ONDERWERP: Wat lezen miljardairs? 10 favoriete boeken van de leiders van wereldbedrijven.
Let daarom goed op wat je e-mail is. Het kost tijd om het te ontwerpen. U moet ook nadenken over hoe u uw e-mail correct kunt schrijven.
Hieronder bespreken we de meest succesvolle e-mailhandtekeningen die het meest geschikt zijn om professionele communicatie te ondersteunen. We zullen ook bespreken waarom het zo belangrijk is om een handtekening te hebben op e-mails die voor zakelijke doeleinden worden verzonden.
OVER HET ONDERWERP: 50 voorbeelden van slecht ontwerp.
De noodzaak van een goede e-mailafsluiting
Er zijn verschillende redenen waarom u uw e-mail correct moet beëindigen:
Het ontbreken van een goede handtekening lijkt misschien onbeleefd of onrealistisch. Als u het bedrijf e-mailt dat de vacature heeft geplaatst, is de kans groot dat de e-mail in handen komt van de juiste personeelsmanager. U moet uw professionaliteit tonen aan onbekende derden. Een goede e-mailhandtekening kan ook uw kansen op een reactie vergroten. Een oproep tot actie zoals “Bedankt dat je de tijd hebt genomen om mijn cv te lezen. Ik hoor graag van je”, kan een hint zijn.
Wanneer u een e-mail ondertekent, zou het juiste formaat er ongeveer zo uit moeten zien:
Sluit touw. Het drukt meestal een soort van dankbaarheid of oproep tot actie uit. Een laatste begroeting zoals ‘Beste wensen’, ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Met vriendelijke groet’. Het type e-mailhandtekening dat u gebruikt, hangt af van uw context en de lengte van het e-mailgesprek. Uw volledige naam onder de laatste aanhef. Dit zal u helpen te begrijpen wie de e-mail verzendt. Aan het einde van de handtekening moet u informatie over uw contacten achterlaten. Dit kan een e-mail, website en social media link (indien van toepassing), telefoonnummer, etc. zijn. Dit geeft de persoon die de brief leest informatie over aanvullende manieren om contact met u op te nemen.
OVER HET ONDERWERP: Hoe maak je een aparte handtekening voor elke e-mailbox, op een iPhone of iPad.
Opmerking… Let op welk type e-mailhandtekening past bij jouw communicatiestijl. Slotzinnen moeten de situatie weerspiegelen in termen van professionaliteit en toon. Ze moeten ook authentiek klinken voor jou en je stem.
OVER HET ONDERWERP: Hoe u kunt zien welke zoekopdrachten u heeft ingevoerd in Google Zoeken en, als u wilt, deze kunt verwijderen of tracking kunt uitschakelen.
Verschillende soorten e-mailhandtekeningen en wanneer deze te gebruiken
Gebruik, voordat u een meer geschikte handtekening kiest, de volgende tips om te bepalen welke toon u in uw brief moet zetten.
Staat u in contact met een nieuwe zakenpartner? Accepteert uw ontvanger informele communicatie? Kent u de persoon met wie u rechtstreeks contact opneemt? Heb je hem al eens gemaild?
Verschillende soorten bedrijven vereisen verschillende stijlen van e-mailcommunicatie. Het is altijd veiliger om professioneel en formeel te handelen, maar aan de andere kant loop je het risico te droog en hard te klinken en geen persoonlijk contact te maken.
U moet ook beslissen over de lengte van uw e-mailhandtekening. Een inleidende e-mail vereist bijvoorbeeld een diepere oproep tot actie. Schriftelijke communicatie met uw collega’s kan informeel zijn.
OVER HET ONDERWERP: Waarom je je leven jaren van tevoren moet plannen.
Veelzijdige manieren om e-mail te beëindigen die werken
Beste wensen
Elk gebruik van het woord “beter” is meestal een veilige gok. Dit is een veelgebruikte elektronische handtekening, geschikt voor zowel formele als routinematige gelegenheden. Uit een onderzoek door statistici bleek echter dat dit bedrijf een lager dan gemiddeld responspercentage heeft. Houd daar dus rekening mee bij het gebruik van Vriendelijke groeten.
Over het algemeen ziet dit type e-mailhandtekening er als volgt uit:
Beste wensen, volledige naam
Eerlijk
Gegroet, dit is een andere gebruikelijke manier om een e-mail in te vullen. Dit bedrijf is zeer geschikt voor formele zakelijke situaties. Groeten is een goede manier om een e-mail af te ronden als je solliciteert naar een nieuwe baan bij het bedrijf. Dit benadrukt uw oprechte wens om samen te werken. Hij is ook oprecht in zijn hoop het antwoord van iemand anders te horen. Het lijkt dus vanzelfsprekend.
Over het algemeen eindigt de brief met zoiets als dit:
Met vriendelijke groet, volledige naam
Beste wensen
Het afscheid loopt het risico te hard te klinken. Als u iemand in een formele zakelijke situatie e-mailt, is “Buen dia” (goedendag) gepast.
Deze e-mailhandtekening ziet er als volgt uit
Het beste
Met vriendelijke groet, volledige naam
Andere veelvoorkomende manieren om een e-mail in te vullen:
Fijne dag verder Met dankbaarheid Warmste gevoelens
Nogmaals, zorg ervoor dat u overeenkomt met de stemming en toon van uw correspondentie als het gaat om het kiezen van de e-mailhandtekening die het beste werkt. Deze externe factoren kunnen uw succes beïnvloeden.
OVER HET ONDERWERP: Warren Buffett’s 5/25 regel: de belangrijkste dingen in het leven benadrukken.
Over het gebruik van het woord “Dank u”
Hoewel een eenvoudig “dankjewel” in de handtekening klinkt als een goede manier om een reactie te krijgen, zijn er tegenstrijdige berichten over de algehele effectiviteit van deze optie. ‘Bedankt’ kan zelfs willekeurig en ongepast lijken, vooral in je begeleidende brief. Het is het beste om de stijl van spreken en de manier van communiceren aan te passen, zodat uw “Dank u” er echt gepast uitziet.
OVER HET ONDERWERP: Wie heeft de meeste volgers op Instagram: de 40 populairste accounts.
Veelgebruikte manieren om een e-mail te voltooien die niet werken
We moeten ook enkele manieren delen waarop u uw e-mail nooit moet beëindigen.
je vriend of Hoogachtend…
Als dit geen persoonlijke brief of een bericht aan je vriend is, dan lijkt die handtekening onoprecht. Met vriendelijke groet, klinkt erg informeel voor de meeste zakelijke correspondentie.
Verstuurd door iPhone…
“Verzonden vanaf de iPhone” kan worden gezien als een ouderwetse grap, of als een verlangen om te pronken met het hebben van een status-smartphone, of als tekenen van technisch analfabetisme (luiheid), waardoor de standaard persoonlijke handtekening niet kan worden gewijzigd. Zo’n handtekening ziet er in ieder geval onsmakelijk en respectloos uit.
Zorg voor jezelf.
Communicatieprofessionals zijn van mening dat de uitdrukking “pas op” angst kan veroorzaken bij de ontvanger van de e-mail. Dergelijke woorden inspireren een persoon onbewust dat er iets mis met hem is, hij heeft verborgen gezondheidsproblemen. Dit zal leiden tot een daling van de respons.
OVER HET ONDERWERP: 74 gezonde gewoonten voor welzijn, geestelijke gezondheid en goede relaties.
Het belang van de e-mailhandtekening
Zoals we al zeiden, moet een handtekening worden opgenomen aan het einde van een e-mail die is opgesteld door professionals. We hebben al besproken wat je in deze handtekening moet zetten, maar we willen benadrukken dat dit element van de brief belangrijk is. Kortom, uw handtekening is uw openbare gezicht. Op basis hiervan vormen andere mensen hun eerste indruk van jou, zeker als je op afstand werkt.
Denk aan een goede e-mailhandtekening, zoals het kiezen van kleding voor je sollicitatiegesprek. Je moet al het mogelijke doen om het te passeren. Het ergste wat je in een situatie als deze kunt doen, is onvoorzichtig overkomen, zowel qua uiterlijk als qua gedrag.
OVER HET ONDERWERP: Hoe Xiaomi uit te spreken in het Russisch en wat betekent dit woord.
E-mails zijn een belangrijk onderdeel van ons professionele leven. Helaas of gelukkig hebben we er altijd mee te maken. Maar met een goed gekozen, veelgebruikt sjabloon voor e-mails, kun je e-mails sneller opstellen.
Zie ook:
