Tenzij u zich ervan bewust bent, kunt u ervan uitgaan dat PDF-documenten ongevoelig zijn voor bewerking, wat in bepaalde situaties onhandig kan zijn.
Gelukkig zijn er manieren om PDF’s te gebruiken als bestanden die anderen kunnen bewerken en mee kunnen spelen, wat handig is voor samenwerking, communicatie en algemene bruikbaarheid. Hier volgen een paar manieren om dit te doen.
Een PDF-bestand toevoegen of bewerken dat niet kan worden ingevuld
Allereerst zult u blij zijn te weten dat u wijzigingen in elke PDF kunt aanbrengen zonder helemaal opnieuw te beginnen.
Een van de handigste opties is om browsergebaseerde tools te gebruiken waarmee u een PDF online kunt bewerken, allemaal zonder dat u extra software hoeft te downloaden. Upload gewoon het bestand dat u wilt bewerken en voila!
U kunt ook iets soortgelijks bereiken door een PDF-bestand naar een Word-document te converteren, wijzigingen aan te brengen in de tekstverwerkingssoftware van Microsoft en het voltooide document vervolgens als PDF te exporteren. Dit kost wat meer tijd, maar geeft mogelijk het gewenste resultaat.
Invulbare PDF-formulieren maken
Met Adobe’s Acrobat-softwaresuite kunt u uw eigen invulbare PDF-bestanden maken, hetzij door ze helemaal opnieuw te bouwen, hetzij door bestaande documenten en formulieren te converteren zodat ze door anderen kunnen worden bewerkt.
Het enige wat u hoeft te doen is Acrobat te starten, het tabblad Extra te gebruiken om de optie Formulier voorbereiden te vinden en vervolgens te kiezen welk bestand of document u als invulbare PDF wilt uitvoeren.
Acrobat doet in eerste instantie het werk voor u, detecteert waar formuliervelden moeten worden toegevoegd en neemt deze automatisch op. Als u uw eigen velden wilt opnemen, kunt u dit doen via de werkbalk en indien nodig ook de formuliervelden verplaatsen en verplaatsen.
Als u tevreden bent, slaat u de resultaten op en deelt u het bestand naar eigen goeddunken, hetzij per e-mail of uw favoriete deelservice, of via de ingebouwde deelfunctie van Acrobat, wat ook alle reacties betekent die u via het formulier ontvangt. voor analyse zonder dat u dit handmatig hoeft te doen.
Overwegingen om rekening mee te houden
Wanneer u invulbare PDF-documenten maakt, moet u een paar dingen onthouden om ervoor te zorgen dat het eindproduct echt zijn oorspronkelijke doel kan dienen.
Ten eerste, overlaad het document niet met velden die moeten worden ingevuld, want als er te veel zouden zijn om bij te houden, zouden mensen er misschien een paar over het hoofd zien; de interface is erg belangrijk.
Ten tweede, onthoud dat je selectievakjes kunt gebruiken om meerkeuzevragen te stellen, in plaats van dat elk antwoord moet worden aangevuld met het enige getypte antwoord van de ontvanger. Dit kan het later gemakkelijker maken om gegevens te verzamelen.
Denk er ook over na of het zin heeft om dit te gebruiken als een kans voor een merkopbouw. Als het een enquête of vragenlijst is die verband houdt met een bedrijfsactiviteit, kan het toevoegen van logo’s en berichten aan het formulier samen met de gebruikelijke velden een grote impact hebben. Evenzo, als het document een contract of ander belangrijk bindend document is, controleer dan of het voldoet aan alle wettelijke vereisten, zodat zowel u als de ondertekenaars worden beschermd.
Overweeg ten slotte een ‘reset’-knop aan het formulier toe te voegen, zodat gebruikers alle invoer in een oogwenk kunnen verwijderen en opnieuw kunnen beginnen. Kortom, maak uw invulbare PDF zo consistent en gemakkelijk te begrijpen mogelijk voor de beste resultaten.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
