De relatie tussen verhuurder en huurder is een uitdaging. Er is niet veel nodig om de spanningen tussen verhuurders en huurders te laten escaleren, zelfs niet over kleine problemen. Huurders raken bijvoorbeeld vaak van streek over kleine dingen zoals een kapotte slang of een kastdeur die ze niet meer op de rails kunnen krijgen.
Als je al meer dan een week verhuurder bent, heb je waarschijnlijk te maken gehad met een aantal uitdagingen die verder reiken dan de relaties met huurders. Het is bijvoorbeeld een uitdaging om zaken als winsten, verliezen, uitgaven en reparaties van huurders bij te houden.
U hoeft echter niet te worstelen, er zijn verschillende technologieën die uw leven als eigenaar veel gemakkelijker zullen maken.
1. Online huuraanvragen
Hoeveel tijd wilt u besteden aan het beoordelen van papieren aanvragen? Als je bent zoals de meeste huiseigenaren, is het antwoord geen. Het verzamelen en beoordelen van papieren aanvragen is vervelend en tijdrovend. Gelukkig is er een betere manier om applicaties te beheren: internet.
Wanneer u overstapt naar online applicaties, krijgt u een aantal voordelen, waaronder:
De mogelijkheid om bewijs van bepaalde vereisten te vragen. U kunt uw aanvragers bijvoorbeeld om een bewijs van een huurdersverzekering vragen als voorwaarde om in aanmerking te komen voor uw huureenheid. Als een aanvrager geen huurdersverzekering heeft, kan hij zijn aanvraag niet invullen of indienen. Dit alleen al zal het aantal ongekwalificeerde aanvragers dat u moet beheren, verminderen. De mogelijkheid om sollicitanten op een shortlist te plaatsen en ongekwalificeerde sollicitanten automatisch door te sturen naar een aparte map. Op deze manier ontvang je de gekwalificeerde sollicitaties in je e-mailinbox en als je de niet-gekwalificeerde sollicitaties wilt zien, is dat jouw keuze. Aanvragers mogen geen onvolledige aanvraag online indienen. U kunt verzoeken om alle formuliervelden volledig en volgens uw specificaties in te vullen. U kunt bijvoorbeeld een specifiek formaat voor datums nodig hebben.
Er zijn niet veel taken die u als eigenaar kunt automatiseren, en het automatiseren van het aanvraagproces zal uw last aanzienlijk verminderen.
2. Digitale applicaties om reparaties te beheren
Als een huurder om een reparatie- of onderhoudstaak vraagt, moet hij normaal gesproken naar het pand rijden en het controleren voordat hij een serviceprofessional belt. Een beoordeling van de situatie van een huurder is niet altijd te vertrouwen.
Als je eenmaal de reparatie hebt voltooid, denk je misschien een tijdje niet aan die reparatie. Wat zou u echter doen als uw huurder een rechtszaak tegen u aanspant omdat hij het probleem niet goed heeft opgelost? Hoe zou je bewijzen dat het het probleem inderdaad heeft opgelost? Wat als uw huurder de reparatie opzettelijk heeft vernietigd en foto’s had om zijn beweringen te bewijzen?
Door een combinatie van bepaalde digitale toepassingen te gebruiken, wordt het hele reparatieproces eenvoudiger en krijgt u betere documentatie die u in de rechtbank kunt gebruiken. Hopelijk hoef je nooit naar de rechter te stappen om een huurder aan te vechten, maar het kan gebeuren wanneer je het het minst verwacht.
Met een taakbeheerpakket zoals Basecamp of Asana kunt u onderhoudsgesprekken plannen en de reparatiegeschiedenis van elke huurder volgen. U kunt voor- en na-foto’s toevoegen en bonnen uploaden voor verleende diensten. Als uw huurder u voor de rechter daagt, heeft u later gemakkelijk toegang tot alle documentatie die u nodig heeft.
3. E-mailcommunicatie
E-mail is geen nieuwe technologie, maar het is krachtiger dan je denkt. E-mail kan u helpen een sterke relatie met uw huurders op te bouwen door de kans op communicatiefouten te verkleinen.
De meeste problemen tussen verhuurders en huurders komen voort uit slechte communicatie. Communicatie is moeilijk. Mensen onthouden niet alles wat ze horen of lezen. Zelfs na het lezen en akkoord gaan met specifieke huurvoorwaarden, herinneren sommige huurders zich niet meer wat ze in de huurovereenkomst hebben afgesproken.
Door e-mail te gebruiken om met uw huurders te communiceren, verkleint u de kans op communicatiefouten. Hoe langer een huurder een misvatting in zijn hoofd heeft, hoe meer hij eraan gehecht raakt. Wanneer een huurder vasthoudt aan een misvatting, kunnen ze boos zijn als u hun misverstand rechtzet.
Volg elk mondeling gesprek op met een e-mail om samen te vatten wat u hebt besproken. Door onmiddellijk een e-mail te sturen, worden mogelijke misverstanden voorkomen voordat ze in het hoofd van uw huurder stollen.
4. Online huurincasso
Huur online incasseren is handig voor u en uw huurders. Veel huurders betalen hun huur te laat omdat ze niet vooruit plannen hoe ze hun betalingen moeten afhandelen. Door de huur online te innen, maakt u het huurders gemakkelijk om de huur rechtstreeks van hun bankrekening te betalen en kunnen ze desgewenst terugkerende betalingen instellen.
Wanneer uw huurders de huur online betalen, hoeft u geen cheques te deponeren of grote sommen contant geld bij u te hebben. U kunt zelfs een kleine korting aanbieden voor online betalen.
Verhuurder-huurder relaties zijn hard werken
Net als bij elke andere relatie, moet u werken aan het opbouwen van een positieve relatie met uw huurders. Het loont echter de moeite. Wanneer u wederzijds respect met uw huurders koestert, wordt uw leven als verhuurder veel gemakkelijker.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
