Gegevens zijn belangrijker dan ooit voor bedrijven van elke omvang. Helaas gaan te veel bedrijven niet op de juiste manier met hun gegevens om of gebruiken deze niet zo goed als zou kunnen. Volgens Rivery voldoet “slechts 3% van de bedrijfsgegevens aan kwaliteitsnormen, en 60-73% van de gegevens wordt nooit voor enig strategisch doel gebruikt” en “zal slechts 20% van de organisaties die investeren in informatiebeheer tot 2022 succesvol zijn”.
Als u wilt dat uw bedrijf groeit en bloeit, moet het beginnen met effectief gegevensbeheer. Het implementeren van enkele basisstrategieën voor gegevensbeheer zal uw bedrijf niet alleen op korte termijn helpen, maar ook in de komende jaren. Hieronder vindt u enkele van de best practices die u binnen uw bedrijf kunt implementeren voor effectief gegevensbeheer.
ken je grenzen
Het eerste dat u moet beoordelen, zijn uw eigen kennis en vaardigheden. Hoe meer gegevens uw bedrijf gebruikt, hoe meer kennis u nodig heeft over het beheer ervan. Als dit niet is waar uw expertise ligt, kunt u beter externe hulp inhuren om u te helpen.
Stel dat uw bedrijf de voorraad bijhoudt via een Excel-spreadsheet. Na een tijdje kan deze spreadsheet zo groot worden dat het moeilijk is om er bruikbare informatie uit te halen, vooral als je een beginner bent. In dat geval wilt u misschien samenwerken met een bedrijf dat Microsoft Excel-advies biedt. Als uw bedrijf grote Excel-spreadsheets heeft en u denkt dat u er meer uit kunt halen, kan het inhuren van een dienst die u helpt een waardevolle investering zijn.
Neem de tijd om uw sterke punten te bespreken, samen met die van iemand anders in uw team. Als er niemand is met uitgebreide ervaring op het gebied van databeheer, is het misschien tijd om iemand in te huren die dat wel heeft, of om er meer over te leren. Iemand in uw team hebben die uw informatiebeheersystemen effectief kan verbeteren, zal in de toekomst veel dingen gemakkelijker maken.
Bepaal vooraf je doelen
De volgende belangrijke oefening voor gegevensbeheer is om van tevoren uw doelen te bepalen. U moet rekening houden met alle dingen die u probeert te bereiken door deze gegevens te verzamelen en te analyseren. Probeert u uw marketinginspanningen te verbeteren? Prestaties van de werknemer? Klanttevredenheid? Je kunt zoveel doelen hebben als je wilt, maar werk eraan om ze specifiek en gedetailleerd te maken. Door uw doelen te bepalen, kunt u al uw andere inspanningen op het gebied van gegevensbeheer in één gezamenlijke richting concentreren.
De beste manier om uw gegevensbeheerpraktijken te verbeteren, is door de juiste software te gebruiken. Met de juiste tools voor gegevensbeheer kunt u de efficiëntie verbeteren, uw gegevens beveiligen en diepere inzichten verzamelen. Er zijn veel tools voor gegevensbeheer op de markt, dus neem de tijd om verschillende opties te verkennen. Als je kunt, gebruik dan de gratis proefversies om een beter idee te krijgen van welke tools het beste voor jou werken.
Bij het verkennen van uw opties is het essentieel dat u iets veiligs aanschaft. Het laatste wat u wilt is een ongewenste inbraak in uw datasysteem of dat er iets met uw kritieke data gebeurt. Dit geldt met name als u gevoelige informatie over uw klanten of werknemers opslaat, aangezien een lek rampzalig kan zijn voor uw bedrijf. Best practices voor gegevensbeveiliging zijn een onderwerp op zich, dus neem de tijd om er zoveel mogelijk over te weten te komen.
Focus op datakwaliteit
Te veel bedrijven hebben veel data van lage kwaliteit. Het resultaat is een inefficiënt systeem waarbij het te lang duurt om te vinden wat u zoekt of de resulterende analyse onbetrouwbaar is. Daarom moet u er een prioriteit van maken om u te concentreren op de kwaliteit van uw gegevens. Dit betekent dat u alleen de gegevens invoert die u nodig heeft, ervoor zorgt dat de gegevens volledig zijn en dat u regelmatig verouderde gegevens verwijdert.
Om dit te doen, moet u enkele normen opstellen voor wat u beschouwt als gegevens van hoge kwaliteit. Vervolgens moet u deze normen aan uw team introduceren en ervoor zorgen dat iedereen ze volgt bij het invoeren van gegevens. Het kan ook nuttig zijn om een team voor gegevenskwaliteit in te huren dat uw gegevens routinematig inspecteert of software voor gegevenskwaliteit implementeert. Wat u ook besluit te doen, meer energie steken in gegevenskwaliteit kost waarschijnlijk meer tijd, maar zal op de lange termijn betere resultaten opleveren.
Maak data eenvoudig beschikbaar voor de juiste mensen
Om uw bedrijf efficiënt te laten werken, moeten de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben. Als uw mobiele verkoper bijvoorbeeld geen toegang heeft tot een klantendatabase terwijl u onderweg bent, zult u het moeilijk hebben om optimaal te presteren. Implementeer een systeem waarmee uw team op een veilige manier op afstand toegang heeft tot gegevens. Dit houdt doorgaans in dat iedereen gebruikersnamen maakt en machtigingen instelt voor elke gebruiker. Vergeet ook niet om de toegang te beperken tot alleen degenen die het nodig hebben, omdat het geven van toegang aan te veel mensen een veiligheidsrisico is.
Zorg voor een herstelsysteem
Hoe voorzichtig u ook bent met uw gegevens, er kan altijd iets ergs gebeuren. Misschien crasht de harde schijf of begint een virus items uit de cloud te verwijderen. Wat de oorzaak ook is, het is lastig om uw informatie te verliezen, zelfs voor een korte periode. Volgens Datto kan zelfs een uur downtime oplopen tot $ 8.000 voor een klein bedrijf, of $ 74.000 voor een middelgroot bedrijf, en in totaal $ 700.000 voor een groot bedrijf. Daarom is het belangrijk om een herstelsysteem te hebben.
Een goed herstelsysteem maakt regelmatig back-ups van gegevens op een veilige plek. Het beschrijft ook hoe u gegevens kunt herstellen met behulp van deze back-up en hoe u uw bedrijf zo snel mogelijk weer up-and-running kunt krijgen. Maak nu een herstelsysteem, inclusief alle stappen die u neemt om uw gegevens te herstellen, en hoop dat u het nooit hoeft te gebruiken.
Evalueer regelmatig de gegevensbeheerpraktijken en het team
Ten slotte is de laatste best practice om uw huidige werkwijzen periodiek te herzien en te zoeken naar verbeteringen. Naarmate de tijd verandert, veranderen ook uw gegevensbehoeften en de omgeving eromheen. Er kan bijvoorbeeld een moment komen dat de cloudgebaseerde opslagprovider die u gebruikt niet langer betrouwbaar of veilig is. Door regelmatig uw huidige werkwijzen te herzien, kunt u inefficiënties snel opmerken en verbeteringen aanbrengen voordat ze uw bedrijf te lang negatief beïnvloeden.
Omdat gegevens in de meeste bedrijven zo’n belangrijke rol spelen, is een effectief beheer ervan essentieel. De best practices hierboven zijn een goede plek om te beginnen en zouden u moeten helpen bij het opzetten van een omgeving waarin uw gegevens efficiënt, snel en veilig zijn. Van daaruit kunt u verdere best practices implementeren op basis van uw specifieke behoeften en blijven zoeken naar strategieën om u in de toekomst te helpen groeien.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
