Volgens een onderzoek naar afleiding op de werkplek zijn werknemers bijna unaniem van mening dat digitale afleiding hun productiviteit op het werk vermindert. Dit heeft een aantal gevolgen, waaronder gemiste deadlines, slechte klantenservice, fouten en het niet voltooien van taken.
Uit het rapport, uitgevoerd door Screen Education, blijkt dat 35 procent van de werknemers een “onaanvaardbare” hoeveelheid tijd besteedt aan het gebruik van niet-werkgerelateerde digitale inhoud. Ongeveer 87 procent zegt dat dit gebruik van technologie de productiviteit persoonlijk negatief beïnvloedt. En hoewel sociale media de grootste afleider is, zijn andere ‘heldere objecten’ online winkelen, YouTube-video’s en nieuwswebsites.
Als u productiever wilt zijn op het werk en alle negatieve gevolgen van afleiding tijdens werkuren wilt vermijden, moet u digitale afleiding serieus nemen.
Hier zijn drie aanbevelingen voor werknemers:
- Alle bestanden van het bureaublad verwijderen
Als u niet oppast, kan uw computerbureaublad gemakkelijk een digitale of “algemene” “rommellade” worden voor uw bestanden en inhoud. En naarmate uw bureau rommeliger wordt, wordt het ook meer een afleiding.
Elke keer dat u uw computer terugkrijgt, wordt u geconfronteerd met een warboel van schermafbeeldingen, snelkoppelingen, ontbrekende documenten en oude mappen die u in jaren niet hebt geopend. Idealiter zou u moeten streven naar een volledig schone desktop.
Hoewel iedereen een systeem moet bedenken dat werkt voor zijn eigen dagelijkse workflow, zijn hier een paar suggesties:
Begin met het maken van brede mappen zoals ‘klantwerk’, ‘financiën’ en ‘persoonlijk’. Als je alles naar deze mappen hebt gesleept, kun je (indien nodig) meer specifieke submappen maken. Ga geleidelijk door elke map en verwijder alles wat je niet langer nodig hebt. Neem de resterende bestanden en upload ze naar de cloud met behulp van een service zoals Box Drive. Zodra er een back-up van is gemaakt in de cloud, kunt u het bestand uit uw bureaubladmappen verwijderen. Het is prima om tijdelijk items op uw desktop op te slaan, maar eindig nooit een werkdag met iets dat op uw desktop is opgeslagen. Altijd verwijderen of uploaden naar de cloud.
- Bereik ‘Inbox Zero’
Door uw bureaublad schoon en vrij van bestanden te houden, kunt u zich op uw computer concentreren. Er is echter nog een grote digitale “rommellade”, om zo te zeggen. Het is uw e-mailinbox.
E-mail kost elke week uren tijd. Het is afleidend, frustrerend en zelfs angstaanjagend in sommige scenario’s. Dus als u digitale afleiding echt wilt elimineren, moet u streven naar iets dat productiviteitsexperts ‘Inbox Zero’ noemen.
Het doel van Inbox Zero is om elke dag te eindigen met precies nul e-mails in je inbox. Alles wordt verwijderd of opgeslagen in een specifieke map. Meer specifiek wordt elke e-mail die in uw inbox binnenkomt, gesorteerd op een van de drie locaties:
Als het bericht geen actie vereist, wordt het onmiddellijk gearchiveerd. Als een bericht een eenvoudig antwoord vereist dat binnen een minuut of minder kan worden ingevuld, antwoord dan onmiddellijk en berg het op. Als een bericht een doordachte reactie vereist, stel het dan uit tot een datum en tijd waarop u kunt reageren.
Er zijn veel meer nuances dan dat, maar dit zou je in ieder geval moeten laten zien dat het mogelijk is. Als je Inbox Zero serieus neemt, geeft deze gids je alle details die je nodig hebt.
- Gebruik websiteblokkers online
Als we eerlijk zijn tegen onszelf, hebben we niet de discipline om sociale media helemaal te vermijden. Het is te vervelend en verleidelijk. Je hebt misschien genoeg wilskracht om het een paar uur (of zelfs dagen) te vermijden, maar uiteindelijk zal het je naar binnen trekken.
De beste manier om te voorkomen dat sociale media (en andere afleidende websites) je dag verpesten, is door een online websiteblokkering te installeren die de toegang gedurende bepaalde delen van de dag verhindert. Enkele van de beste vind je hier.
alles op een rijtje
Het is moeilijk om genoeg te benadrukken hoe schadelijk digitale afleiding zoals sociale media en e-mail zijn voor professionals op de werkplek. Door deze belangrijke problemen direct aan te pakken, kunt u de negatieve gevolgen verminderen en de productiviteit en output verhogen. Het zal niet altijd makkelijk zijn, maar het is wel nodig.
Heb je hier enig idee van? Laat het ons hieronder weten in de comments of neem de discussie mee naar onze Twitter of Facebook.
