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Consejos para una gestión de activos eficaz

En este mundo impulsado por lo digital, las organizaciones grandes (y pequeñas) confían en su poder de cómputo para obtener, capacitar y administrar empleados, ubicar y desarrollar productos y servicios, manejar la actividad de marketing y ventas, reducir costos, mejorar procesos, ocuparse de la administración realizar una larga lista de otras responsabilidades.

Como tal, las empresas con oficinas en todo el país y en todo el mundo terminan con miles de computadoras y equipos tecnológicos que deben ser monitoreados, mantenidos y utilizados de manera efectiva. Esta puede ser una tarea abrumadora, especialmente si no cuenta con un plan de gestión de activos. Ya sea que necesite comenzar desde cero con uno o tenga que actualizar su plan actual, siga leyendo para conocer algunos consejos a seguir hoy.

Designar a una persona o equipo para que sea responsable de la gestión de activos

Para empezar, es una buena idea asignar a una sola persona o equipo la responsabilidad de la gestión de activos dentro de su empresa. Debe contar con líderes que puedan supervisar todo el proyecto y garantizar que la fuerza de trabajo, los procesos y la tecnología se unan de manera simplificada.

Si tiene un negocio más pequeño, solo una persona debería poder realizar el trabajo. Sin embargo, si forma parte de una organización grande, es probable que la tarea deba ser atendida por un equipo de personas que se centren en esta área.

Siga un ciclo de vida de activos

Las computadoras, como cualquier otro activo, siguen un tipo de ciclo de vida establecido: planifique lo que necesita, realice compras, implemente elementos en la empresa, administre y mantenga dispositivos y luego retírelos cuando estén desactualizados o rotos.

Debe saber dónde se encuentra cada equipo en su ciclo de vida y desecharlos con cuidado (incluido limpiarlos digitalmente para que no queden datos confidenciales) una vez que ya no funcionen correctamente. Si necesita ayuda para comprender los ciclos de vida de los activos, consulte las publicaciones de mejores prácticas disponibles en la Asociación Internacional de Administradores de Activos de Tecnología de la Información (IAITAM).

Utilice software para el seguimiento

Increíblemente, muchas personas todavía usan sistemas de seguimiento de activos manuales, si es que administran sus dispositivos de TI. Por ejemplo, se basan en hojas de cálculo básicas o recuentos manuales.

Con los trabajadores más ocupados que nunca en estos días y la tecnología más precisa, asequible y completa que nunca, definitivamente vale la pena usar software para administrar sus activos. Esto le permitirá ahorrar tiempo, dinero y energía a largo plazo. La gestión de activos de software también tiende a ser más precisa y confiable que los humanos, que son propensos a cometer errores, y la mayoría del software es casi infinitamente escalable.

Hay muchas opciones diferentes disponibles, con varias características y precios. Los sistemas que funcionan en la nube son particularmente útiles, ya que pueden acceder a ellos personas de toda la empresa cuando sea necesario y los registros permanecen sincronizados, para empezar.

Las herramientas de software también son excelentes para permitirle imprimir y analizar informes, ya sean estándar o personalizados. Además, pueden manejar auditorías, activar notificaciones cuando sea apropiado y mantener registros en un lugar centralizado al mismo tiempo que mantienen la seguridad en cada paso del camino.

Calcular depreciación

Otro factor importante cuando se trata de la gestión de activos es el cálculo de la depreciación de los bienes. Si no realiza un seguimiento preciso de la depreciación de los activos, su empresa terminará pagando demasiado en impuestos, seguros y mantenimiento.

Saber cómo se deprecian varios activos le permitirá tomar decisiones informadas y oportunas sobre cuándo retirar las existencias más antiguas y cuándo invertir en nuevos artículos. No conviene conservar los dispositivos durante tanto tiempo que se conviertan en pasivos, lo que hace que los empleados pierdan el tiempo y supongan un costo. Del mismo modo, no desea comprar nuevos activos demasiado pronto.

El software que usa para rastrear dispositivos debería ayudarlo a calcular la depreciación, siempre que la información de compra que ingrese sea correcta. Como tal, establezca una línea de base precisa para empezar. Haga un inventario físico de sus artículos, para asegurarse de que todo haya sido catalogado y contabilizado correctamente, y que los activos “fantasmas”, aquellos que están en sus registros pero que ya no son propiedad de la empresa, todavía no se incluyen.

Habilitar control remoto en activos

Por último, para una gestión de activos más eficaz, habilite el control de acceso remoto en todos sus activos. De esta manera, puede parchear sus productos desde cualquier ubicación para ayudar a los trabajadores con problemas de TI e investigar cualquier problema de software que deba solucionarse.

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