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Cómo reducir las tasas de error en la gestión de proveedores

Los errores en la gestión de la cadena de suministro pueden resultar muy perjudiciales para la estabilidad y el crecimiento de su negocio. Incluso si la cadena de suministro de su empresa no está llena de errores, es recomendable optimizarla, ya que cuanto más libre de errores esté su cadena de suministro, más se puede beneficiar de su negocio al reducir los costos y aumentar las ganancias. A continuación se incluye una lista de algunas medidas que puede tomar para reducir las posibilidades de que se produzcan errores en la gestión de proveedores.

Automatiza tus tratos

Al optar por ajustarse a las últimas tecnologías, elige una mayor comodidad, conveniencia y seguridad. La automatización reduce el riesgo de errores elevados durante los procesos manuales. Este proceso es extremadamente beneficioso al integrarse con grandes proveedores debido a la sólida base que se basa en la automatización para una mayor visibilidad entre los socios.

Una solución de automatización lo ayuda con un tablero personalizable donde puede mantener un registro de todos los datos y procesos críticos. Además, incluso ayuda a ahorrar tiempo, ya que el gerente no necesita considerar tareas que requieren mucha mano de obra, como la contabilidad. No olvide proteger sus datos en línea con medidas de seguridad físicas y en línea. Restrinja el acceso a archivos importantes y utilice la transferencia segura de archivos para evitar que sus datos sean manipulados o alterados.

Haz la documentación adecuada

No se puede insistir lo suficiente en la importancia de una documentación adecuada. Su cadena de suministro puede volverse muy desordenada y vulnerable si no tiene documentos para todos los procesos que ocurren en el sistema. La documentación se puede utilizar para realizar un seguimiento del inventario, las compras, el envío, los suministros, etc.

Puede comprobar si ha recibido exactamente la misma cantidad y calidad de productos que solicitó. En caso de confusión, puede relacionar su copia de la factura con la del proveedor para evitar disputas. Los documentos de transporte juegan un papel importante en las discusiones sobre la entrega de productos defectuosos o dañados.

Identificar los errores más frecuentes.

Puede realizar una breve investigación para saber dónde ocurren los errores más comunes. Si sabe eso, puede ahorrar tiempo y dinero al prestar más atención a estos problemas y abordarlos mediante la automatización. Dos de las discrepancias más comunes son el envío del artículo incorrecto y la variación del precio con respecto a lo acordado. El Acuse de recibo de la orden de compra (POA) puede ayudar al proveedor a confirmar los productos y sus cantidades antes de que se envíen. Un excelente sistema de gestión de calidad en línea como Veeva Industries también puede ayudarlo a prevenir tales errores.

Asegure una visibilidad clara

Todos los procedimientos de la cadena de suministro deben estar claramente visibles para usted. Debería poder ver todo el proceso sobre quién ordenó qué, quién ha sido asignado para las entregas, quién va a recibir el pedido y todas las demás cosas. Si ha garantizado la visibilidad de un extremo a otro y tiene suficiente información sobre todas las cosas, puede identificar los errores en los momentos de discrepancia. Además, sabrá a quién debe acudir para obtener una aclaración en tal caso.

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