Aunque la rutina de la oficina ha cambiado de muchas formas, todavía tenemos que trabajar con una cantidad gigantesca de documentos, aunque en su mayoría se han pasado del formato papel al formato electrónico. El servicio en la nube Wondershare Document Cloud le permite organizar cómodamente el trabajo con documentos con la capacidad de ver, firmar y enviar los archivos que necesita literalmente sobre la marcha.
Qué puede hacer Wondershare Document Cloud
Estas son las principales características del servicio:
El trabajo se realiza en un navegador, no se requiere la instalación de la aplicación: puede acceder rápidamente a sus archivos desde cualquier dispositivo (PC en cualquier sistema operativo, teléfonos inteligentes y tabletas en Android e iOS) que esté a su alcance. Puede cargar varios documentos al mismo tiempo y no cargar todo el archivo de uno en uno. La capacidad de enviar documentos automáticamente para su firma a varias personas a lo largo de la cadena con seguimiento del progreso. Puede personalizar qué notificación por correo electrónico recibirán los usuarios de los que necesita una firma (asunto, texto de la carta, logotipo de la empresa). Un sistema conveniente que le permite ver en qué etapas de la firma de sus documentos se encuentran y qué requiere su firma en este momento. Creación de diferentes tipos de firmas (impresas o gráficas) y su importación desde otros programas: no es necesario volver a configurar la firma cada vez. Biblioteca de plantillas PDF listas para usar para diferentes tipos de documentación. Sincronización completa con PDFelement Pro DC (análogo de Adobe Acrobat DC del mismo desarrollador): puede abrir documentos en PDFelement desde la nube, así como enviar archivos y solicitar firmas a Document Cloud sin salir del editor de PDF.
Cómo utilizar el servicio
El primer paso es ir al sitio web oficial de Wondershare Document Cloud. Regístrese por correo electrónico, luego haga clic en el botón A la nube en la página de inicio.
Se abrirá la página de inicio, donde podrá ver todos los documentos actuales que requieren su atención. Todos los archivos cargados estarán disponibles a continuación, así como un botón para cargar nuevos documentos.
Puede comentar cualquier documento cargado, agregar imágenes y resaltar texto. También puede descargar archivos a su computadora y enviarlos por correo electrónico. Los desarrolladores han previsto la posibilidad de crear un enlace que se puede enviar en cualquier mensajero si el correo electrónico por algún motivo no es el adecuado. Puede personalizar si el destinatario puede comentar sobre el documento y también puede personalizar el tiempo después del cual el enlace dejará de estar activo.
No existe la posibilidad de crear documentos desde cero: se supone que para ello utilizará programas especializados como PDFelement Pro DC. Si trabaja en una empresa internacional y mantiene la documentación en inglés, las plantillas listas para usar para una amplia variedad de documentos con marcado preestablecido lo ayudarán a ahorrar tiempo.
Cómo enviar documentos para su firma
Como ya se mencionó, la principal ventaja del servicio es la capacidad de transferir rápidamente documentos para su firma a colegas.
Tiene dos opciones: enviar a todos el mismo archivo y recibir todas las firmas en el orden que elija, o enviar copias independientes, para cada una de las cuales necesita la firma de una persona. El segundo método es especialmente útil para contratos estándar, hojas de conocidos y otros documentos que se redactan de acuerdo con una plantilla y requieren la firma de un gran número de personas.
Para cargar un solo archivo que requiere varias firmas diferentes, cárguelo en Wondershare Document Cloud y ábralo. En el menú de la derecha, seleccione el elemento “Enviar para firmar”.
Puede elegir en qué orden las personas firmarán el documento, si el orden de familiarización es importante. Posteriormente, será posible personalizar la notificación que recibirán los usuarios seleccionados, incluyendo el texto y el asunto de la carta e incluso el logo corporativo.
A continuación, se abrirá un editor, en el que es necesario configurar los campos activos del documento para que los destinatarios puedan ver rápidamente dónde se requiere su atención y qué datos deben especificarse (nombre, empresa, cargo, firma). Puede agregar sus propias opciones para los campos si las predefinidas no son suficientes.
Configure los campos activos para cada firmante y haga clic en “Enviar para firmar” para enviar el documento al primer destinatario de la lista especificada. Una vez que haya firmado, el documento pasará al siguiente, y así sucesivamente, hasta que se reciban todas las firmas.
Para enviar copias independientes, cada una de las cuales requiere la firma de una persona diferente, seleccione la opción Envío masivo.
Esto funciona de la misma manera que en el caso anterior, pero cada usuario recibirá su propia copia, por lo que el orden no importa: todos recibirán cartas al mismo tiempo. El resto de las configuraciones son las mismas: ingrese los destinatarios, luego indique dónde deben firmar todos (pero, a diferencia del primer caso, aquí todos los destinatarios firmarán en un solo lugar, ya que los documentos son individuales). También puede personalizar el lugar para su firma.
Después de eso, puede seguir los movimientos del documento en la pantalla principal.
Cómo firmar documentos
Wondershare Document Cloud le permite no solo solicitar firmas de otros, sino también firmar documentos usted mismo. Esto puede resultar útil al redactar declaraciones o memorandos, o aprobar documentos que hayan sido firmados por sus colegas. Para ello, abra la página principal: en la sección “Esperándome”, verá qué archivos requieren su atención.
Haga clic en el botón “Firmar” junto al nombre del documento requerido.
Busque el cuadro azul en el documento y haga clic en él. Se abrirá el editor de firmas, en el que puede crear una firma impresa o dibujada a mano: en el futuro se puede reutilizar para no perder tiempo en la entrada manual cada vez. Haga clic en “Guardar” para confirmar su selección.
Listo: ¡firmó el documento en solo un par de segundos! Asegúrese de estar satisfecho con todo y haga clic en Enviar firma para enviar el documento a los siguientes destinatarios o pasar a la carpeta Listo.
Cuánto cuesta
Los desarrolladores ahora ofrecen un 50% de descuento en el acceso a la versión completa del servicio, que amplía el almacenamiento a 100 GB en lugar del estándar de 1 GB. Entonces, una suscripción individual por un trimestre (3 meses) costará solo $ 9.99, al año, $ 29.99. También hay una suscripción corporativa a solo $ 39,99 por empleado por año. Agrega funciones útiles para el trabajo en equipo, incluida la capacidad de nombrar administradores, administrar el espacio de trabajo, compartir plantillas y recopilar estadísticas.
Alternativamente, puede suscribirse a un conjunto de dos servicios: Wondershare Document Cloud y PDFelement Pro DC, que mencionamos anteriormente. Un año de suscripción personal cuesta $ 99,99, una suscripción de equipo, $ 109,99. Para empresas con 20 o más empleados, los desarrolladores ofrecen soluciones personalizadas a pedido.
¿Dudas que necesites una suscripción? Haga clic en el botón Prueba gratuita para probar el servicio gratis y decidir si le gusta o no.
Resultados
Es un servicio útil que combina almacenamiento en la nube y una poderosa herramienta de firma. También vale la pena señalar la presencia de la versión rusa de la interfaz: esto es especialmente importante para el trabajo en equipo, donde no todos los participantes pueden saber inglés. Las tarifas son razonablemente asequibles para uso individual y corporativo, y una prueba gratuita le permitirá verificar Wondershare Document Cloud antes de comprar una licencia.
