El envío de faxes sigue siendo una forma popular de enviar documentos en 2020 y es un pilar en muchas organizaciones de atención médica a nivel mundial. El envío de faxes es más seguro que el correo electrónico, sin mencionar que el envío de faxes cifrados cumple con los estándares HIPAA.
HIPAA, si no lo sabe, significa Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud. La HIPAA hace que los médicos y hospitales no puedan compartir la información médica de un paciente a través de vías no autorizadas y no seguras. Sin embargo, el envío de faxes cumple y está aprobado por HIPAA.
Con el servicio de fax adecuado, puede enviar de forma segura cualquier documento desde el punto A al punto B mientras mantiene la total confidencialidad. Además, algunos servicios de fax modernos funcionan completamente en línea y son extremadamente cómodos de usar.
En este artículo, le brindamos una descripción general de cómo enviar un fax desde Gmail, PC o teléfono móvil. El proceso es increíblemente rápido y no necesita ningún conocimiento técnico especial de su parte. Además, puede ahorrar dinero evitando su máquina de fax tradicional.
Parte 1: Cómo enviar un fax desde la computadora
Puede enviar un fax desde su computadora con la ayuda de un servicio de fax en línea, Windows Fax and Scan, o mediante una máquina de fax conectada a su PC. No recomendamos las dos últimas opciones: requieren una gran cantidad de configuración y son inconvenientes.
Sin embargo, un servicio de fax por Internet es cómodo de usar y no requiere ninguna configuración. Puede comenzar a enviar faxes en minutos y ahorrar dinero mientras lo hace. Sin embargo, debe elegir el servicio adecuado, ya que no todos son confiables o dignos de confianza.
1.1 CocoFax: el servicio de fax profesional y confiable
CocoFax es un servicio de fax por Internet popular y confiable que cumple con HIPAA. Cocofax tiene un buen legado y es el servicio elegido por muchas organizaciones, incluidos los hospitales, en todo el mundo. El servicio ha sido mencionado en línea por conocidos canales de medios como Mashable, Forbes y LifeWire.
El uso de CocoFax es gratuito durante 30 días, después de los cuales paga una tarifa mensual razonable, según sus necesidades de envío de faxes. Hay 3 razones por las que recomendamos utilizar CocoFax para sus necesidades de envío de faxes:
CocoFax ofrece funciones avanzadas
CocoFax ofrece más que la simple conveniencia de enviar un fax desde su computadora. El servicio también proporciona muchas funciones que la máquina de fax tradicional no puede ofrecer. Algunos de ellos son envío de faxes 24/7, envío de faxes internacionales, almacenamiento permanente, soporte multiformato, compatibilidad con Office 365 y transferencia de números.
El servicio es increíblemente seguro y privado.
No todos los servicios de fax por Internet cumplen con HIPAA, pero CocoFax sí. Utiliza la última tecnología de cifrado para proteger sus faxes durante la transmisión. Solo el remitente y el receptor tienen las claves necesarias para descifrar el mensaje. CocoFax es adecuado para comunicaciones comerciales confidenciales.
Te ahorra tiempo y dinero
Los servicios de fax por Internet no requieren que usted sea dueño de una máquina de fax o que alquile una línea telefónica. En su lugar, solo envía documentos por fax directamente desde sus servidores, al igual que envía un correo electrónico. No tiene que pagar tarifas extravagantes para poseer y operar una máquina de fax o una línea telefónica.
1.2 Cómo utilizar CocoFax para enviar un fax desde su computadora
Necesita una suscripción a CocoFax para poder enviar faxes desde su computadora. Como mencionamos anteriormente, es gratis por 30 días. A continuación, encontrará instrucciones paso a paso sobre cómo enviar un fax con CocoFax utilizando su navegador web:
Paso 1: Regístrese para obtener un plan CocoFax en el sitio web oficial. No tiene que comprometerse con una compra de inmediato.
Se le pedirá que elija un número de fax gratuito como primera parte del proceso de registro.
Tendrá que proporcionar algunos detalles para el siguiente formulario con fines de identificación. La dirección de correo electrónico que registre durante este paso es donde recibirá las notificaciones relacionadas con el envío de faxes.
Su navegador redirigirá automáticamente al panel de CocoFax tan pronto como termine de registrarse.
Paso 2: El panel de CocoFax es esencialmente su máquina de fax virtual. Le permite enviar nuevos faxes y leer los entrantes. También rastrea su actividad de envío de faxes y archiva sus faxes entrantes.
¿Listo para enviar su primer fax a través de CocoFax? Haga clic en el botón “Nuevo fax” en la esquina del panel de control. Esto hará que aparezca la ventana de creación de fax.
Paso 3: La ventana “Enviar fax” es exactamente igual a la ventana en la que redacta correos electrónicos. Y redactar un fax es como escribir un correo electrónico.
A continuación, se muestran los detalles que puede completar al enviar un fax:
“Al campo: El número de fax del destinatario va en el campo “para”. Puede proporcionar números locales o internacionales. “Asunto” (opcional): El tema es opcional. Si lo proporciona, se imprime en la parte superior del documento que está enviando. Portada (opcional): La portada es la primera página del fax que está a punto de enviar. Es opcional, aunque puede optar por incluirlo como contexto. Archivos adjuntos: Los archivos adjuntos son la parte importante: son esencialmente los documentos que desea enviar por fax. Puede escanear y cargar cualquier tipo de documento. Los formatos admitidos incluyen Doc, Xls, Png y Pdf.
Paso 4: Haga clic en el botón “Enviar” después de redactar su fax y adjuntar todos los documentos. Puede enviar por fax varios documentos a la vez.
Después de que se entregue el fax, recibirá un mensaje de confirmación en el tablero. También recibirá una notificación en la dirección de correo electrónico que proporcionó.
De vez en cuando, el fax puede fallar. Esto se debe a números ingresados incorrectamente o problemas con la máquina del destinatario, la mayoría de las veces. Puede intentarlo de nuevo si ese es el caso.
CocoFax también le permite enviar faxes desde su computadora a través de otros medios:
Puede enviar un fax desde una aplicación de Office 365 como MS Word con el complemento CocoFax. Puede enviar un fax desde Google Drive con el complemento CocoFax.
1.3 Cómo recibir faxes sin una máquina de fax
Es posible recibir un fax sin una máquina de fax, al igual que es posible enviar un fax sin una. Solo necesita suscribirse a un servicio de fax por Internet como CocoFax.
Si tiene un número de fax y está suscrito a CocoFax, recibirá todos los faxes entrantes en su panel de control. CocoFax traduce automáticamente los faxes entrantes a formato electrónico y los reenvía al panel de control. No necesita una máquina de fax o una impresora.
¿Hay documentos adjuntos al fax? Se traducirán al formato PDF. Puede almacenar estos documentos en su PC o imprimirlos.
Tenga en cuenta que necesita un número de fax para poder recibir faxes entrantes, aunque está bien no tener una máquina de fax.
Parte 2: Cómo enviar y recibir un fax a través de Gmail
Tradicionalmente, enviar un correo electrónico siempre ha sido más conveniente que enviar un fax. Gracias a la tecnología moderna, puede combinar la comodidad del correo electrónico con el envío de faxes. Es posible enviar y recibir faxes a través de un servicio popular como Gmail.
CocoFax es una solución de fax multiplataforma. Ofrece funciones de correo electrónico a fax. Existen varias ventajas de utilizar un cliente de correo electrónico para sus necesidades de envío de faxes:
Enviar un fax desde Gmail es muy sencillo. Todo lo que tiene que hacer es redactar un correo electrónico, adjuntar algunos archivos y enviarlo por correo electrónico al número del destinatario, seguido de “@ cocofax.com”. Recibe notificaciones relacionadas con el fax cómodamente en la bandeja de entrada de su correo electrónico. Es posible comprobar si hay nuevos faxes tan fácilmente como comprobar nuevos correos electrónicos. No es necesario que inicie sesión en su cuenta de CocoFax todo el tiempo para enviar faxes.
2.1 Cómo enviar un fax desde Gmail
Si se pregunta cómo enviar un fax desde Gmail, estos son los pasos a seguir:
Paso 1: Deberá registrarse para obtener una cuenta y suscripción de CocoFax. Es gratis por un mes.
Durante el registro, se le pedirá que complete un formulario como parte del proceso. Registre la ID de Gmail desde la que desea enviar un fax en este paso. CocoFax le permitirá enviar y recibir faxes desde esta dirección.
Paso 2: Inicie sesión en la cuenta de Gmail para comenzar a enviar faxes. Puede usar su navegador web o la aplicación de Gmail, lo que sea que funcione mejor para usted.
Paso 3: Enviar un fax desde Gmail es como escribir un correo electrónico. Envía un correo electrónico a los servidores de CocoFax, que lo traducen al formato de fax y lo reenvían al destinatario en su nombre.
Elija la opción “Redactar nuevo correo electrónico” y proceda a completar los detalles necesarios:
“Para”: El campo “Para” es donde suele escribir la dirección de correo electrónico del destinatario. Para nuestros propósitos, deberá ingresar el número de fax del destinatario seguido de “@ cocofax.net”. Por ejemplo, si su número de fax es 98765, ingrese “[email protected]”. “Tema” (Opcional): el asunto aparece como una nota en la parte superior de la página del fax. Cuerpo del correo electronico (Opcional): la primera página del fax, también llamada portada, es el cuerpo del correo electrónico. Es opcional. Archivos de fax: Puede adjuntar cualquier archivo al correo electrónico. Este es el documento de fax principal que está enviando. Puede adjuntar varios archivos a la vez en cualquier formato compatible.
Paso 4: Haga clic en el botón “Enviar” cuando esté listo. Enhorabuena, ha enviado correctamente un fax desde Gmail.
Al igual que con el envío de faxes desde el panel de control, recibirá una confirmación si se envía el fax. Si hay algún problema, también se le notificará.
2.2 Cómo recibir un fax en Gmail
¿Cómo se recibe un fax de Gmail? Necesitará un servicio de fax por Internet que admita fax a correo electrónico, como CocoFax. Con CocoFax, todos los faxes entrantes se traducen al formato de correo electrónico y se reenvían a la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Si los documentos se envían por fax, se convertirán a formato PDF y también se adjuntarán al correo electrónico. Tenga en cuenta que necesita un número de fax para poder recibir faxes, aunque no necesita una máquina de fax o una línea telefónica.
Parte 3: Cómo enviar un fax desde un teléfono celular
Por último, también puede enviar un fax desde su teléfono móvil. Quizás sea la opción más conveniente, ya que puede usar el teléfono móvil desde cualquier lugar. Deberá suscribirse a un servicio de fax por Internet como CocoFax para poder enviar faxes desde su dispositivo móvil.
Si tiene una suscripción al servicio de fax por Internet, hay tres formas de enviar o recibir un fax:
- Envíe un fax desde el navegador de su teléfono móvil
Al igual que con el navegador web de una computadora, puede utilizar el navegador web de su teléfono móvil para enviar faxes. Inicie sesión en el panel de CocoFax para redactar un fax y enviarlo en un santiamén. Los pasos mencionados en la Parte 1 también se aplican a los navegadores de teléfonos móviles.
- Utilice un cliente de correo electrónico como Gmail para enviar faxes desde su teléfono
Puede utilizar un cliente de correo electrónico como Gmail para enviar faxes desde su teléfono, desde su navegador web oa través de la aplicación Gmail. Consulte los pasos mencionados en la Parte 2 para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.
- Descargue una aplicación de fax para teléfonos móviles dedicada
Algunos proveedores de fax por Internet como CocoFax también vienen con una aplicación de teléfono móvil dedicada. Puede descargar esta aplicación de fax en iOS o Android para enviar faxes cómodamente desde su teléfono.
Parte 4: Preguntas frecuentes
- ¿Puedo enviar un fax desde Gmail de forma gratuita?
Sí, puede utilizar CocoFax para enviar un fax desde Gmail de forma gratuita. El servicio viene con una prueba gratuita de 30 días. Tendrá que pagar una tarifa mensual razonable después de que finalice la prueba.
- ¿Puedo enviar un fax a una cuenta de Gmail directamente?
No puede enviar un fax a una cuenta de Gmail directamente. Esto se debe a que el envío de faxes utiliza tecnología telefónica, mientras que los clientes de correo electrónico como Gmail funcionan con tecnología digital. Las dos tecnologías no son compatibles entre sí. Los faxes entrantes se envían a números de teléfono, no a direcciones de correo electrónico.
- ¿Existe una alternativa al uso de un servicio de fax en línea para enviar un fax desde Gmail?
Algunos servidores de fax de nivel empresarial pueden enviar correos electrónicos a una máquina de fax directamente, pero son difíciles de configurar, por no mencionar que son costosos de mantener. Probablemente necesitará emplear a todo un equipo para ello. En su lugar, es más conveniente utilizar un servicio de fax por Internet.
Conclusión
En resumen, puede recibir y enviar un fax a través de su cuenta de Gmail, computadora o teléfono móvil. Todo lo que necesita es una suscripción a un servicio de fax por Internet como CocoFax y una conexión a Internet. Es rápido, seguro y sencillo. Hay métodos alternativos, pero no funcionan tan bien.
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