Según una encuesta sobre distracciones en el lugar de trabajo, los empleados son casi unánimes en su creencia de que las distracciones digitales reducen su productividad en el trabajo. Esto da como resultado una serie de consecuencias, que incluyen fechas límite incumplidas, servicio al cliente deficiente, errores y no completar las tareas.
El informe, realizado por Screen Education, encuentra que el 35 por ciento de los empleados dedican una cantidad de tiempo “inaceptable” a utilizar contenido digital no relacionado con el trabajo. Aproximadamente el 87 por ciento dice que este uso de la tecnología afecta personalmente la productividad de manera negativa. Y aunque las redes sociales son el mayor distractor, otros “objetos brillantes” incluyen compras en línea, videos de YouTube y sitios web de noticias.
Si desea ser más productivo en el trabajo y evitar todas las consecuencias negativas que conlleva estar distraído durante las horas de trabajo, debe tomarse en serio las distracciones digitales.
Aquí hay tres recomendaciones para los empleados:
- Eliminar todos los archivos del escritorio
Si no tiene cuidado, el escritorio de su computadora puede convertirse fácilmente en un “cajón de basura” digital o “general” para sus archivos y contenido. Y a medida que su escritorio se llena más, también se convierte en una distracción mayor.
Cada vez que obtiene su computadora, se enfrenta a un lío de capturas de pantalla, accesos directos, documentos perdidos y carpetas antiguas que no ha abierto en años. Idealmente, debería aspirar a tener un escritorio totalmente limpio.
Si bien todos tienen que idear un sistema que funcione para su propio flujo de trabajo diario, aquí hay algunas sugerencias:
Empiece por crear carpetas amplias como “trabajo del cliente”, “finanzas” y “personal”. Una vez que haya arrastrado todo a estas carpetas, puede crear subcarpetas más específicas (si es necesario). Revise gradualmente cada carpeta y elimine todo lo que ya no necesite. Tome los archivos restantes y cárguelos en la nube utilizando un servicio como Box Drive. Una vez que estén respaldados en la nube, puede eliminar el archivo de las carpetas de su escritorio. Está bien almacenar elementos en su escritorio temporalmente, pero nunca termine un día laboral con algo guardado en el escritorio. Siempre elimine o cargue en la nube.
- Logra ‘Inbox Zero’
Mantener su escritorio libre y sin archivos le ayudará a concentrarse en su computadora. Sin embargo, hay otro gran “cajón de basura” digital, por así decirlo. Es su bandeja de entrada de correo electrónico.
El correo electrónico consume horas de tiempo cada semana. Es una distracción, frustrante e incluso inductora de ansiedad en algunos escenarios. Por lo tanto, si realmente quiere eliminar las distracciones digitales, debe apuntar a algo que los expertos en productividad llaman “Inbox Zero”.
El objetivo de Inbox Zero es terminar cada día con exactamente cero correos electrónicos en su bandeja de entrada. Todo se elimina o se guarda en una carpeta específica. Más específicamente, cada correo electrónico que ingresa a su bandeja de entrada se clasifica en una de estas tres ubicaciones:
Si el mensaje no requiere ninguna acción, se archiva de inmediato. Si un mensaje requiere una respuesta simple que se puede completar en un minuto o menos, responda de inmediato y archívelo. Si un mensaje requiere una respuesta reflexiva, pospóngalo a una fecha y hora en que pueda responder.
Hay muchos más matices que eso, pero esto al menos debería mostrarte que es posible. Si te tomas en serio Inbox Zero, esta guía te dará todos los detalles que necesitas.
- Utilice bloqueadores de sitios web en línea
Si somos honestos con nosotros mismos, no tenemos la disciplina para evitar las redes sociales por completo. Es demasiado molesto y tentador. Es posible que tenga suficiente fuerza de voluntad para evitarlo durante unas horas (o incluso días), pero eventualmente lo atraerá.
La mejor manera de evitar que las redes sociales (y otros sitios web que distraigan) arruinen su día es instalar un bloqueador de sitios web en línea que impida el acceso durante ciertas partes del día. Puede encontrar algunos de los mejores aquí.
Poniendolo todo junto
Es difícil enfatizar demasiado lo perjudiciales que son las distracciones digitales como las redes sociales y el correo electrónico para los profesionales en el lugar de trabajo. Al abordar estas preocupaciones importantes de frente, puede reducir las consecuencias negativas y amplificar la productividad y la producción. No siempre será fácil, pero es necesario.
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