Dado que la mayoría de nosotros nos hemos trasladado a las plataformas de videoconferencia, las reuniones se han convertido en un esfuerzo abrumador para muchos. Los memorandos físicos de la oficina han sido reemplazados por reuniones programadas y la transición no ha sido más fácil para muchos.
Afortunadamente, el líder de las herramientas de videoconferencia, Zoom, ofrece una gran cantidad de funciones fáciles de dominar que simplifican mucho la tarea de programar reuniones. Hoy, echaremos un vistazo a las reuniones periódicas de Zoom y le diremos cómo le ayuda en su trabajo diario.
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¿Qué es una reunión periódica?
Zoom ha hecho todo lo posible por reproducir los elementos esenciales del día a día en la oficina. Le permite iniciar una reunión en un santiamén, programar una para una fecha posterior e incluso hacerlas recurrentes.
La última parte, la reunión periódica, es el tema que nos ocupa hoy. Para los principiantes, conocer un término completamente nuevo puede parecer un poco abrumador, pero tenga la seguridad de que no hay mucho que deba hacer para que funcione. Una reunión periódica simplemente significa que la reunión volverá a tener lugar en una fecha posterior, una o más veces.
Piense en ello como una reunión de presupuesto mensual, un lugar donde todos los contables de su empresa colaboran y comparten sus cuentas individuales. También podría ser una reunión de planificación trimestral, que ayuda a dar una dirección a la empresa para el próximo trimestre.
Cuando hace que una reunión sea recurrente, Zoom simplemente crea muchas instancias de la misma reunión en las fechas elegidas. Simplemente copia los datos de la reunión original y los pega en otros espacios. Puede establecer la duración de las reuniones y también establecer la agenda, dejando claro el objetivo de la reunión a todos los participantes.
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¿Cómo configurar una reunión periódica en Zoom en PC?
Como hemos comentado, Zoom se trata de facilitar la transición para los asistentes normales a la oficina, lo que da como resultado directamente una interfaz de usuario menos abarrotada y un montón de opciones. En lo que respecta a la reunión periódica, tiene la opción de programarla a través de su PC o teléfono y también puede elegir entre diferentes clientes de Calendario. Con la pequeña introducción fuera del camino, vayamos directo a ella.
Necesitará la aplicación de escritorio Zoom para comenzar. Si no tiene la aplicación, vaya al portal oficial de Zoom, inicie sesión con las credenciales requeridas y descargue el cliente de escritorio. Una vez completada la instalación, enciéndalo e inicie sesión. Ahora, haga clic en la opción “Programar”.
Una vez que aparezca la siguiente pantalla, simplemente haga que la reunión sea ‘Recurrente’ marcando la opción.
Después de hacer que la reunión sea recurrente, tendrá la opción de elegir un calendario. Zoom aquí ofrece tres opciones: “Microsoft Outlook”, “Calendario de Google” y “Otros calendarios”.
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Microsoft Outlook
Durante mucho tiempo, Microsoft Outlook ha sido la aplicación de calendario predeterminada para profesionales. Es fácil de usar, ofrece funciones sólidas y se puede integrar con un cliente de correo electrónico para ir y venir sin problemas. Si es un usuario de Microsoft Outlook, asegúrese de marcar la opción y haga clic en “Programar”.
Una vez que lo haga, Zoom iniciará el contacto con la aplicación de escritorio y le dará la opción de configurar la reunión como un evento recurrente.
Para hacerlo, haga clic en ‘Recurrencia’ una vez que esté en la aplicación Microsoft Outlook. Puede establecer la hora de la cita (hora de inicio, hora de finalización y duración), cambiar el patrón de la reunión, elegir cuándo se repetirá, establecer un intervalo de fechas para la reunión y más.
Una vez que esté satisfecho con su selección, presione “Aceptar”. Finalmente, guarde la reunión periódica presionando el ícono ‘Guardar’ en la esquina superior izquierda.
calendario de Google
Google Calendar es una aplicación de calendario inmensamente popular. A diferencia de Microsoft Outlook, Google Calendar no requiere una versión de escritorio para funcionar sin problemas, ya que la versión web puede realizar la tarea con la misma eficacia. Para ir a Google Calendar y completar el proceso, todo lo que tiene que hacer es marcar la opción ‘Google Calendar’ de la lista de tres elementos y presionar ‘Programar’.
Serás redirigido a la página web del Calendario en un instante.
Se le pedirá que inicie sesión con sus credenciales de Google. Una vez que lo haga, el Calendario se abrirá con los detalles de la reunión de Zoom ya en su lugar. Después de eso, debe hacer clic en el menú desplegable justo debajo de las opciones de fecha y hora. Allí, debe elegir la repetición de la reunión en cuestión. Hay algunos ajustes preestablecidos, diarios, semanales, mensuales y anuales, para comenzar, pero también puede agregar un nuevo horario haciendo clic en la opción ‘Personalizado’.
Vuelva a verificar sus opciones y haga clic en ‘Guardar’ para finalizar.
Otros calendarios
Si usa algo que no sea Microsoft Outlook y Google Calendar, puede usar esta opción para guardar sus citas.
A diferencia de las dos opciones anteriores, esto no desencadena una acción de invocación y solo crea un archivo de calendario ICS local. Puede abrir el archivo en su aplicación de calendario favorita para realizar el resto del procedimiento.
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¿Cómo configurar una reunión periódica en Zoom en un dispositivo móvil?
Los usuarios de escritorio generalmente tienen acceso a muchas ventajas adicionales, pero, afortunadamente, la capacidad de crear una reunión periódica no es una de ellas. Puede crear fácilmente una reunión periódica tanto en Android como en iOS. A diferencia de la PC, aquí se te lleva directamente a tu aplicación de calendario predeterminada.
Una vez que haya iniciado sesión en la aplicación móvil, toque ‘Programar’.
En la página siguiente, presione “Repetir”.
Elija entre las cinco opciones: diaria, semanal, cada semana alterna, mensual y anual.
Después de seleccionar el marco de recurrencia, también puede tocar en ‘Finalizar repetición’ y elegir la fecha de finalización de la reunión recurrente.
Una vez que esté satisfecho con sus elecciones, presione ‘Listo’.
Esta acción lo llevará a su aplicación de calendario predeterminada y le pedirá permiso.
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calendario de Google
Después de aterrizar en Google Calendar, toque ‘Más opciones’ debajo de la configuración de fecha y hora. Toque ‘No se repite’ para elegir entre los ajustes preestablecidos (diario, semanal, mensual y anual) o establecer un programa de repetición personalizado. Vuelva a verificar sus selecciones y presione ‘Listo’.
Microsoft Outlook
Si Microsoft Outlook es su cliente de calendario predeterminado, toque ‘Repetir’ y seleccione las opciones de repetición. Cuando esté satisfecho con su selección, toque el pequeño icono de marca en la esquina superior derecha. Finalmente, presione ‘Guardar’ y salga.
¿Cómo eliminar una reunión periódica?
¿Cambió de opinión sobre una próxima reunión periódica? No se preocupe, eliminar una reunión periódica es más fácil de lo que podría esperar.
ordenador personal
Para eliminar una reunión periódica de su PC, primero inicie sesión en el cliente de escritorio Zoom. Ahora, vaya a la pestaña ‘Reuniones’ para ver la próxima reunión periódica. Luego, haga clic en ‘Eliminar’.
Finalmente, presione ‘Sí’ para confirmar. También puede recuperar la reunión dentro de los 7 días posteriores a su descarte.
Móvil
En dispositivos móviles, primero, inicie el cliente Zoom e inicie sesión con las credenciales requeridas. Una vez que esté dentro, vaya a la pestaña ‘Reuniones’ y busque la reunión periódica que desea eliminar.
Toque para ver sus propiedades y presione ‘Eliminar’.
Acepte la advertencia y presione “Eliminar reunión”.
¿Cuáles son los beneficios de las reuniones periódicas?
Ahora que sabe cómo programar una reunión periódica, permítanos darle un par de razones por las que debería comenzar a poner sus rutinas en ‘Recurrente’.
En primer lugar, programar una reunión periódica es mucho más sencillo que hacer el trabajo manualmente una y otra vez. Trabaje un poco la primera vez y deje de preocuparse por no realizar sus reuniones a tiempo.
Además, las reuniones periódicas son excelentes para la continuidad. Permite a los líderes de equipo mantenerse en contacto con el personal de tierra y extender una mano de ayuda cuando sea necesario. Al garantizar el compromiso, es posible mejorar la productividad de todo el equipo.
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