A menos que esté informado, puede suponer que los documentos PDF son impermeables a la edición, lo que puede ser un inconveniente en determinadas situaciones.
Afortunadamente, hay formas de usar archivos PDF como archivos que otros pueden editar y jugar, lo cual es útil para la colaboración, la comunicación y la usabilidad general, por lo que aquí hay algunas formas de hacerlo.
Cómo agregar o editar un archivo PDF que no se puede completar
En primer lugar, le complacerá saber que puede realizar modificaciones en cualquier PDF sin necesidad de empezar desde cero.
Una de las opciones más convenientes es utilizar herramientas basadas en navegador que le permiten editar un PDF en línea, todo sin necesidad de descargar ningún software adicional. Simplemente cargue el archivo que desea editar y ¡listo!
También puede lograr algo similar al convertir un archivo PDF en un documento de Word, realizar cambios en el software de procesamiento de texto de Microsoft y luego exportar el documento terminado como PDF. Esto lleva un poco más de tiempo, pero podría brindarle los resultados que necesita.
Cómo crear formularios PDF rellenables
Con el paquete de software Acrobat de Adobe, puede crear sus propios archivos PDF rellenables, ya sea construyéndolos desde cero o convirtiendo documentos y formularios existentes para que sean editables por terceros.
Todo lo que necesita hacer es iniciar Acrobat, usar la pestaña Herramientas para encontrar la opción Preparar formulario y luego elegir qué archivo o documento desea generar como un PDF rellenable.
Acrobat hará el trabajo preliminar por usted inicialmente, detectando dónde es necesario agregar campos de formulario e incluyéndolos automáticamente. Si desea incluir sus propios campos, puede hacerlo a través de la barra de herramientas y también mover y reposicionar los campos del formulario según sus necesidades.
Una vez que esté satisfecho, guarde los resultados y luego comparta el archivo como mejor le parezca, ya sea por correo electrónico o su servicio de intercambio preferido, oa través de la función de distribución incorporada de Acrobat, que también significa que se recopilarán todas las respuestas que reciba a través del formulario. para análisis sin necesidad de manejar esto manualmente.
Consideraciones a tener en cuenta
Al crear documentos PDF rellenables, debe recordar algunas cosas para asegurarse de que el producto final realmente pueda cumplir su propósito original.
En primer lugar, no sobrecargue el documento con campos que deben completarse, ya que si hubiera demasiados para realizar un seguimiento, la gente podría perder algunos en el cuerpo a cuerpo; la interfaz importa mucho.
En segundo lugar, recuerde que puede usar casillas de verificación para plantear preguntas de opción múltiple, en lugar de necesitar necesariamente que cada respuesta se complete con la única respuesta escrita del destinatario. Esto puede facilitar la recopilación de datos más adelante.
También piense si tiene sentido utilizar esto como una oportunidad para un poco de construcción de marca. Si se trata de una encuesta o cuestionario asociado con una operación comercial, agregar logotipos y mensajes al formulario junto con los campos habituales podría tener un gran impacto. Del mismo modo, si el documento es un contrato u otro documento vinculante importante, verifique que cumpla con todos los requisitos establecidos por ley, de modo que tanto usted como los firmantes estén protegidos.
Por último, considere agregar un botón de ‘reinicio’ al formulario para que los usuarios puedan eliminar toda la información ingresada en un instante y comenzar de nuevo. En resumen, haga que el PDF rellenable sea lo más coherente y fácil de comprender posible para obtener los mejores resultados.
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