Si la infraestructura tecnológica es la base sobre la que se asienta la mayor parte del mundo, la gestión adecuada de estos activos es la clave para su eficiencia y uso continuos. A menudo descartado o descuidado, un buen ITAM es crucial para aprovechar al máximo los activos de su empresa y garantizar que cada pieza de hardware, software y sistema se mantenga bajo control. Licencias de software olvidadas, activos perdidos, hardware deteriorado: estas son las posibles sanciones por procedimientos de ITAM mal administrados.
Estos activos desperdiciados impactan en los resultados de una empresa, afectan la infraestructura y ralentizan la futura gestión de activos. Solo con la implementación de un programa ITAM administrado adecuadamente podemos eliminar la tensión que ejercen sobre los recursos de una empresa. Al lanzar una nueva plataforma ITAM, o renovar una existente, hay algunas creencias generales que se deben tener en cuenta para ayudar a suavizar el proceso; ignorar estas ideas puede afectar negativamente la eficacia de cualquier sistema ITAM implementado para ayudar a facilitar la gestión adecuada de activos.
Las herramientas no pueden hacer todo; el proceso es clave
Si bien el software de gestión de activos es una herramienta poderosa en el libro de estrategias de gestión de activos, no puede verse como el fin de todo lo que es ITAM. Incluso el software más inteligente y los sistemas de detección automática son inútiles sin los procedimientos adecuados seguidos de arriba a abajo dentro de la empresa. ¡No hay reemplazo para las auditorías consistentes y el seguimiento meticuloso de los activos en uso y los que han quedado obsoletos!
Todo se reduce a la implementación de políticas inteligentes en todos los ámbitos. Esto disminuye la posibilidad de pérdida u olvido de activos, reduce los gastos generales y tendrá un impacto positivo en los resultados de la empresa. El simple hecho de confiar en las herramientas de software para que se encargue de esto inevitablemente resultará en fallas; particularmente con la introducción y el uso generalizados de la cultura BYOD que satura aún más el ecosistema tecnológico, ignorar esta creencia puede ser desastroso. Un buen software es solo una pequeña pieza del rompecabezas; el resto depende de procedimientos estrictamente seguidos que ayuden a las personas a hacer su trabajo.
Ningún sistema ITAM está completamente automatizado. Eso puede cambiar en el futuro, pero por ahora, seguir sus propias políticas de ITAM es la única forma de realizar un seguimiento y una gestión de activos con éxito.
El valor de un buen ITAM no se puede cuantificar
Esta podría ser la venta más difícil de esta lista de inquilinos. Un buen ITAM no viene con un pronóstico de ahorro proyectado, no tiene un impacto cuantificable en el resultado final de la empresa y nunca se verá económicamente ventajoso desde afuera mirando hacia adentro. Esto hace que los sistemas y el personal adecuadamente financiados dedicados al ITAM sean un difícil de vender a la gerencia.
Independientemente, es imposible negar el hecho de que una buena gestión de activos es una necesidad. Con menos tiempo de los empleados dedicado a identificar y rastrear actualizaciones de software, administrar licencias a través de hojas de cálculo arcaicas y tratar de estimar reemplazos al final de su vida útil, los beneficios de la administración de activos se hacen evidentes rápidamente cuanto más crece una empresa. Si bien es posible realizar un seguimiento manual y aleatorio de una docena de activos en una oficina pequeña, a medida que aumenta el número de activos, la dificultad para administrarlos adecuadamente aumenta exponencialmente. En algún momento, queda claro que los ahorros que implica un buen ITAM están presentes incluso si los datos financieros concretos no lo están.
Esto va más allá de un simple análisis de costos y beneficios. El valor de la planificación previa y el seguimiento quedará claro la primera vez que se reemplace un sistema antes de una falla catastrófica del disco duro, o cuando ya se haya comprado una nueva licencia de software y no se necesite un cambio. Estos beneficios intangibles son imposibles de explicar, pero son claramente necesarios en el mundo actual impulsado por la tecnología.
Las buenas políticas y procedimientos de gestión de activos requieren apoyo de arriba hacia abajo
Directamente relacionado con el punto anterior, lograr que toda la empresa se incorpore a su plataforma ITAM es necesario para su éxito. Esto incluye la participación del nivel ejecutivo para que las políticas y los procedimientos se puedan implementar y seguir desde la cima de la empresa hasta el final.
Por eso es tan importante vender el valor intangible del ITAM; sin el apoyo de toda la empresa, especialmente de la gerencia, es imposible lanzar políticas ITAM o renovar adecuadamente las antiguas. Comunicar claramente los beneficios de un buen seguimiento de la gestión de activos y hacer que todos los que están en la cima se unan ayudará a transmitir ese sentimiento en el resto de la empresa. Si los ejecutivos están detrás de sus políticas, el resto del negocio también lo estará.
Al mismo tiempo, el apoyo y la adhesión de todos los departamentos de la empresa son fundamentales. Si las secciones de la empresa se resisten a adoptar nuevos procedimientos, el apoyo a nivel ejecutivo garantizará que estos obstáculos se eliminen y superen rápidamente.
Buen ITAM no es fácil
La gestión y el seguimiento de activos no son fáciles. No sucede de la noche a la mañana y no será un proceso sencillo. El lanzamiento adecuado de una nueva plataforma podría llevar meses de búsqueda incesante de activos no descubiertos y su inclusión en el nuevo sistema. Los múltiples ajustes al nuevo proceso de auditoría y la lenta adopción de nuevas políticas también llevarán tiempo, y la educación generalizada de este nuevo sistema ayudará a acelerar este proceso.
El establecimiento de fases para esta implementación y el establecimiento de metas y expectativas para cada fase también ayudará a realizar un seguimiento del progreso y garantizará que las cosas progresen sin problemas. Habrá momentos en los que la integración completa de su nueva plataforma ITAM parecerá inalcanzable, pero la persistencia y la planificación adecuada lo ayudarán a llegar a un lugar donde una base sólida hará que el seguimiento futuro sea un proceso sencillo.
¡No te rindas y no te desanimes!
