La forma en que operan las empresas ha cambiado mucho en los últimos años. En particular, el equipo utilizado por las empresas se ha sometido a un lavado de cara. Si bien las oficinas solían estar llenas de equipos de oficina grandes y voluminosos, estamos comenzando a ver este cambio. Muchas empresas están abandonando este equipo para ahorrar espacio y dinero, además de optimizar su funcionamiento.
Este cambio generalizado se debe a la tecnología y, sobre todo, al teléfono inteligente. Nuestros teléfonos inteligentes pueden hacer mucho, incluida una variedad de cosas que antes solo se realizaban con equipos grandes en la oficina. Sin más preámbulos, veamos un par de equipos de oficina grandes que pueden ser reemplazados por su teléfono inteligente en muchas empresas.
Máquina de fax
Antes de que el correo electrónico prevaleciera y fuera utilizado por casi todas las empresas del planeta, el envío de faxes era la forma más común y fácil de compartir información y documentos. Fue increíblemente útil poder enviar memorandos, contratos y otros documentos a otra ubicación, al instante. Si bien algunas empresas han dejado de utilizar faxes, muchas otras no.
Si su empresa aún necesita enviar y recibir faxes, no necesita una máquina de fax voluminosa y costosa para hacerlo. Ahora es posible enviar faxes virtualmente, utilizando casi cualquier tipo de dispositivo que esté conectado a Internet.
Por ejemplo, las mejores opciones de servicio de fax en línea que existen pueden ayudarlo a enviar y recibir faxes directamente desde su teléfono, sin necesidad de una máquina de fax. Estas soluciones también ofrecen firma en línea, almacenamiento en línea, gran seguridad y muchos otros beneficios. Son increíblemente rápidos, rentables y requieren poco esfuerzo.
Escáner
Un escáner era un equipo increíblemente popular en muchas oficinas, y en algunas áreas todavía lo es. Es fundamental para obtener documentos en línea, puede leer información y, a veces, también puede hacer copias de los documentos. Sin embargo, los teléfonos ahora escanean también (si no mejor) que los escáneres. Se pueden llevar a cualquier lugar al que desee ir y funcionan increíblemente bien.
En segundos, su teléfono puede escanear cualquier documento y copiarlo en el teléfono o en otro dispositivo conectado. Ya no necesita llevar su papel al escáner y esperar, puede escanear cualquier cosa, sin importar dónde se encuentre. Muchas aplicaciones de escaneo ofrecen varios beneficios, como la capacidad de organizar lo que escanea y mantenerlo seguro. Con su cámara, sus escáneres pueden ofrecer la misma calidad, en mucho menos tiempo.
Archivadores
Si bien muchas empresas todavía utilizan papel, existe un gran impulso para que las empresas no utilicen papel. No utilizar papel tiene muchos beneficios diferentes, como ser mejor para el medio ambiente y reducir el desorden. Cuanto menos papel utilicen las empresas, menos necesidad tendrán de un archivador. Los archivadores ocupan mucho espacio, pueden ser increíblemente difíciles de mover y simplemente no se ven tan bien en muchas oficinas.
Algunas empresas están reemplazando los archivadores con teléfonos, computadoras y otros dispositivos. El uso de la nube o el almacenamiento en línea local permite que cualquier dispositivo almacene y edite archivos al instante, sin tener que buscar en un archivador. A medida que se almacena más información y documentos en línea, su teléfono inteligente puede actuar como almacenamiento en sí mismo o facilitar el almacenamiento en otros dispositivos. Esto es especialmente fácil con cosas como Google Drive y OneDrive en su lugar, también.
En conclusión, si bien muchas empresas todavía tienen máquinas de fax, escáneres y archivadores, nuestros teléfonos inteligentes pueden hacer todo lo que pueden, solo que de una manera mucho más optimizada. Si tiene las aplicaciones o programas adecuados, su teléfono puede reemplazar una gran cantidad de equipos obsoletos en su oficina.
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